Vous animez une formation à distance. Onze participants sont connectés. Et vous parlez à des rectangles gris avec des initiales blanches au milieu.
Vous posez une question.
Silence.
Vous enchaînez.
Pendant ce temps-là, vos apprenants sont connectés. Mais que font-ils vraiment ? Peut-être qu’ils traitent leurs emails, peut-être qu’ils rangent leurs papiers, peut-être qu’ils vous écoutent. Qui sait ? Et honnêtement, on ne peut pas vraiment leur en vouloir : rien dans l’animation ne les aide à être là.
J’ai vécu beaucoup de ces sessions de formation, des deux côtés de l’écran, apprenant et formateur. Je vais vous partager ce que j’ai appris depuis : les conditions à créer en amont, mes conseils d’animation pendant, et les erreurs qui détériorent une formation à distance en moins de dix minutes.
Pourquoi c’est important de savoir animer une formation à distance
Vous avez déjà dû faire plusieurs fois l’expérience de suivre une formation à distance.
Il arrive souvent que ces formations soient profondément ennuyeuses, le formateur récite un texte et fait défiler des visuels. Parfois, mais pas trop souvent, il pose la question « est-ce que vous avez des questions sur ce point-là ? », il attend quelques secondes, et puis continue la formation.
Et vous, apprenant, vous êtes passé à autre chose comme vos emails, votre travail en cours ou des tâches personnelles. Parce qu’après tout, le formateur ne voit pas si vous écoutez ou pas, alors autant « meubler ce temps ».
La formation en ligne s’est installée pour de bon
La formation à distance s’est ancrée dans nos vies professionnelles depuis le Covid. Avant, c’était une option, un cas rare, dorénavant, c’est une offre à part entière.
💡 À titre d’exemple, en 2023, 38,6 % des formations du CPF ont été réalisées à distance. C’est un net recul par rapport aux 52 % de 2022.
Cette prise de recul est instructive car elle peut nous faire penser que le distanciel mal animé ne marche pas et les personnes préfèrent revenir à des formations en présentiel par défaut plutôt que de se former à distance.
Pour aller plus loin dans la réflexion, une des leçons du Covid est qu’il existe plusieurs expériences de formation.
Une expérience différente pour la formation à distance
L’impact du présentiel
Clairement, la formation à distance est moins impactante, moins forte qu’en présentiel. Je le dis sans détour.
Le lien que vous créez en formation en présentiel pendant la session de formation, les pauses, les temps de repas, sont autant de moments d’échange possibles pour les apprenants. Et ces temps-là ne sont pas possibles à distance.
Sauf que
Une formation à distance est certes moins forte sur le lien humain et l’énergie collective, mais elle est supérieure sur l’accès à des outils d’animation très variés, des vidéos, des audios, l’enregistrement et l’accès aux ressources.
De plus, pour parler de budget, un des gros avantages de la formation est que le coût logistique et déplacement est égal à 0.
Autre avantage, vous pouvez former plusieurs pays au même moment.
Un autre avantage également est que, avec certains outils d’animation de type « Tableau blanc » (Klaxoon, Miro) c’est plus facile de faire « parler » les personnes timides et réservées.
Elles ont simplement à écrire sur des post-its virtuels.
Présentiel et distanciel : deux dynamiques d’animation
Lorsqu’une formation est en présentiel, c’est votre présence physique qui porte l’attention, c’est la mise en scène, un peu comme au théâtre où il faut occuper la scène.
Pour une formation à distance, la présence physique ne porte rien du tout. Au contraire, c’est plus votre voix, votre rythme et votre animation qui vont porter la formation.
Ce qu’est vraiment une formation à distance (et comment créer les bonnes conditions)
Pour le moment, dans cet article, j’ai beaucoup comparé les formats présentiel et distanciel. Maintenant je vais tout vous dire sur comment créer les meilleures conditions pour former à distance.
Classe virtuelle, e-learning, blended learning : de quoi parle-t-on ?
Lorsque l’on parle de formations à distance, il y a tout un paquet de termes qui peuvent venir à l’esprit : classe virtuelle, e-learning, blended learning.
- Une classe virtuelle est une formation synchrone, entre un formateur et un groupe, en direct. Le formateur et le groupe sont tous à distance (au bureau ou à la maison). La plupart du temps la classe virtuelle se fait en réunion à distance.
- Le e-learning : c’est une formation asynchrone, elle n’est pas en direct, l’apprenant avance seul et à son rythme. Le e-learning peut se faire en vidéo ou avec d’autres supports (écrit, audio, jeux).
- Le blended learning : c’est un mélange entre des classes virtuelles (ou présentiel) et des sessions de e-learning. Avec les classes virtuelles, cela donne un rythme à l’apprentissage sans quoi les apprenants peuvent mettre des mois (ou des années) à terminer leur e-learning !
À quel moment former dans un projet ?
La temporalité de la formation a un fort enjeu.
En effet, la formation ne doit pas se faire trop tôt car il y a un risque d’oubli, ni trop tard car les personnes vont être stressées, ni juste avant des vacances, ni pendant une période de pic d’activité.
La clé que je peux vous partager est de former au plus près de la mise en service sans chevaucher ni dépasser.
Bien connaître son public avant de former à distance
La formation à distance n’est pas forcément un format fait pour tout le monde.
Il faut avant se poser des questions sur :
- le nombre de personnes
- leur équipement
- est-ce qu’ils sont à l’aise avec les outils numériques
- sur quel fuseau horaire ils vont être formés
La taille du groupe est très importante. La bonne pratique est de diviser le groupe dès qu’il dépasse 12 personnes. Au-delà de ce nombre c’est plus difficile d’embarquer tout le monde dans la formation, vous n’animez plus mais vous « diffusez » une formation.
L’impact est amoindri.
Le « pourquoi » avant le « comment »
Je vais vous raconter une anecdote (une vraie).
J’ai animé une formation (en présentiel) pour apprendre l’utilisation d’un nouvel outil informatique pour un groupe de grande distribution (dont le logo est un oiseau rouge). Et pendant tout le début de la formation, je voyais des personnes avec les bras croisés.
Lorsque je leur ai demandé la raison de cette attitude renfermée, ils m’ont expliqué que leur manager les avait inscrits à cette formation et qu’ils ne savaient pas pourquoi.
C’est une des leçons clés d‘une des méthodologies de l’accompagnement au changement (ADKAR), cette méthode suggère, avant de former, de tout d’abord expliquer pourquoi il y a ce changement et ensuite ce que cela change dans leur travail (avantages/inconvénients).
Une fois ces étapes passées, vous pouvez commencer à les former.
Tout miser sur l’engagement
Réussir une formation à distance suppose d’avoir une animation excellente et de tout faire pour susciter l’engagement des apprenants.
Pour cela, voici mes recommandations pour améliorer l’engagement de vos apprenants :
- Les solliciter régulièrement (toutes les 7 à 10 minutes environ) avec des questions ouvertes, des sondages, des quiz.
- Varier les activités interactives : sondages, tableau blanc, jeux, mise en pratique
- Penser grand groupe et petits groupes, la plupart des outils d’animation à distance permettent de créer des sous-groupes.
- Rythmer la session avec plus de pauses que pour une session en présentiel
- Créer de la proximité en activant votre caméra
Mes meilleurs conseils pour animer une formation à distance
Voici tout un tas de bonnes pratiques que j’ai glanées au gré de mes expériences ou sinon en faisant des recherches sur internet.
Poser les règles du jeu dès la première minute (et même avant)
Généralement, au moment de la planification d’une formation à distance, je rajoute ces informations dans la description de la formation.
Pour avoir tous les bénéfices de la formation : connectez-vous depuis un endroit calme, caméra allumée (obligatoire), utilisez un casque audio et bloquez le créneau (pas de travail en parallèle 😉)
De plus, en début de session, je fais un rappel des règles :
- Gardez vos caméras allumées
- Si vous devez vous absenter, prévenez lorsque vous partez et lorsque vous revenez.
- Vous pouvez poser vos questions tout au long de la session de formation soit dans le chat soit directement à l’oral
Mise en garde concernant la caméra : selon les organisations, il y en a parfois qui les rendent facultatives, d’autres qui les imposent. À vous de vous adapter selon le contexte. Si la caméra est obligatoire, il faut prévenir en amont les apprenants.
Créer des sous-groupes en classe virtuelle
Certains moments de la formation, notamment lorsqu’il y a des exercices, sont particulièrement adaptés pour diviser le groupe en plusieurs petits groupes de 3 à 5 personnes.
💡 Le piège : un sous-groupe doit avoir un animateur désigné (ou volontaire) et aussi une consigne écrite et comprise avant d’envoyer les personnes dans leurs sous-groupes. Sinon, cela va être le bazar !
Mettre les participants à l’aise
Une activité brise-glace permet de faire une transition douce dans la formation. Vous évitez d’entrer tout de suite dans « le dur » de la formation.
Voici un site qui référence d’excellentes idées de brise-glace.
Vous pouvez également demander à l’IA, voici un exemple de question à poser à l’IA afin d’avoir des idées de brise-glace.
Tu es facilitateur expérimenté en animation de formation.
Propose-moi 5 idées de brise-glace adaptées au contexte suivant.
CONTEXTE
- Nombre de participants : [NOMBRE]
- Durée disponible : [DURÉE]
- Langue de l’animation : [LANGUE]
- Objectif du brise-glace : [OBJECTIF]
- Format : distanciel
- Les participants se connaissent-ils : [oui / non / partiellement]
CE QUE J’ATTENDS
Pour chaque idée, donne-moi :
- Un nom court et parlant
- Le déroulé minuté, étape par étape, qui tient dans la durée indiquée
- Le matériel nécessaire (ou « aucun »)
- En quoi il sert l’objectif annoncé, en une phrase
- Le principal risque et comment l’éviter
CONTRAINTES
- Le déroulé doit réellement tenir dans la durée, temps de consignes et de restitution compris
- Adapte la complexité linguistique à la langue indiquée : si les participants
ne sont pas natifs, privilégie des consignes simples et des réponses courtes- Varie les formats : au moins un en sous-groupes, un en plénière, un individuel
- Rien qui touche à la vie privée, aux opinions politiques ou religieuses,
ni qui mette quiconque en difficulté devant le groupe- Pas de brise-glace qui nécessite un matériel que je n’aurai pas sur place
POUR FINIR
Termine par ta recommandation : lequel choisirais-tu dans ce contexte précis, et pourquoi.
Se tenir debout
C’est tout bête mais se tenir debout permet d’avoir une meilleure dynamique d’animation, votre voix porte mieux, l’énergie est plus présente et votre gestuelle est meilleure.
Soigner l’image et la lumière
Côté lumière, vous pouvez utiliser l’éclairage en 3 points des youtubeurs ou sinon vous pouvez faire plus simple en mettant une lumière de face.
💡 Caméra à hauteur des yeux
💡 Évitez d’avoir une fenêtre derrière vous, la lumière extérieure va obscurcir votre visage.
💡 Quant au fond, préférez un fond neutre ou flouté plutôt qu’un fond virtuel fantaisiste qui découpe mal.
Choisir et maîtriser ses outils
Former à distance demande un brin de maîtrise technique. Entre l’installation de l’outil, la création de votre compte, le paramétrage et les différents outils d’animation.
Voici les principaux outils à maîtriser:
- Visio : Teams, Zoom, Google Meet
- Collaboration : Klaxoon, Miro, Mural, Whiteboard de Microsoft
- Quiz : Kahoot, Wooclap
Pour les outils, je vous recommande la règle de « deux, pas plus ! » (joli nom, n’est-ce pas). C’est-à-dire deux outils maximum. Chaque outil supplémentaire est un risque de décrochage technique supplémentaire.
S’entraîner, encore et encore
Vous connaissez l’expression : c’est en forgeant que l’on devient forgeron. Et c’est en formant que l’on devient formateur.
Vous pouvez vous entraîner en formant à blanc ou encore en vous filmant.
Animer à deux
La cerise sur le gâteau c’est de former en binôme (si votre binôme est bon formateur et arrive à bien vous compléter).
Cela permet d’alterner l’animation des parties ou encore de faire un duo animateur/modérateur.
L’un anime, l’autre gère le chat, les retardataires et les problèmes techniques.
Je l’ai déjà fait plusieurs fois et j’ai 2 conseils : il faut bien connaître la personne avec qui vous formez et parfois, cela peut ne pas DU TOUT fonctionner, du coup il faut revenir à une animation en solo.
Les erreurs à ne surtout pas commettre
On arrive à la dernière partie de l’article sur ce qui détériore énormément la qualité d’une formation à distance.
Un son médiocre : le pire ennemi du formateur en ligne
Le son est plus important que l’image lorsque vous formez.
On pardonne une mauvaise image, les yeux de votre auditoire ne vont pas se mettre à saigner. Par contre un son de mauvaise qualité (mauvais micro, bruits ambiants, grésillements, son caverneux) peut donner des migraines à vos apprenants.
Ne négligez pas l’achat d’un casque micro ou même d’un micro.
Une image de mauvaise qualité
L’image est, comme je l’ai dit précédemment, moins importante que le son. Toutefois, il y a des faux pas à éviter comme un contre-jour, la caméra en contre-plongée (la caméra vous filme d’en bas), un cadrage nombril ou encore « que la tête ».
Le monologue de 45 minutes
Entendre une même personne pendant toute une formation est terriblement lassant.
- 💡 Les travaux du Virtual Human Interaction Lab de Stanford (ou sinon voici la version française) sur la « Zoom fatigue » identifient la surcharge non verbale comme cause principale de l’épuisement en visio. Autrement dit, votre cerveau travaille plus dur dans une formation à distance que dans une formation en salle.
Transposer tel quel son support présentiel en formation à distance
Une autre erreur très classique est de reprendre tel quel le support PowerPoint de 80 slides que vous utilisez normalement pour animer vos formations en présentiel.
Si c’est le cas, relisez mes conseils au début de cet article afin de créer plus d’interaction et d’engagement de la part de vos apprenants.
Si vous ne deviez retenir qu’une chose de cet article c’est que, à distance, l’attention ne vous est jamais acquise. Elle se mérite toutes les dix minutes.
En présentiel, vous captez l’attention par défaut et vous la perdez par accident. À distance, c’est exactement l’inverse.
À distance, il faut penser engagement et animation !
Et vous, quelle est votre astuce pour garder un groupe éveillé en visio ? Dites-le-moi en commentaire, je suis toujours preneur de nouvelles idées 😉