Comment faire une réunion TRÈS efficace

Faire d’une réunion un moment efficace et productif devrait être la norme, pas l’exception. Malheureusement, nous passons tous trop de temps dans des réunions qui tournent en rond, sans ordre du jour clair ni résultats concrets.

Je tiens à vous rassurer tout de suite : je ne suis pas contre les réunions. Au contraire, j’en vois l’utilité dans le milieu professionnel. Toutefois, la majorité des réunions actuelles me semblent peu efficaces. Et pourtant, il ne faut pas grand-chose pour passer d’une réunion ennuyeuse à une réunion efficace.

Il n’y a pas besoin d’outils hors de prix, de rituels bizarres, de mettre un déguisement pour attirer l’attention de l’audience. De simples principes de bases suffisent.

Dans cet article, je vais vous présenter la méthode AAA (Avant, Action et Après) que je mets en pratique pour que la réunion que j’anime soit efficace

Chiffres et constats sur les réunions (et pourquoi elles ne sont pas efficaces)

Dans les entreprises, l’opinion générale sur l’efficacité des réunions laisse à désirer. Et il y a fort à parier que votre ressenti ne soit pas bon également.

Du point de vue quantitatif, selon l’institut Yougov qui a conduit une étude auprès de 3.000 salariés de France, Espagne et Belgique, le temps passé en réunion est d’environ 6 heures par semaine, par salarié.

Si ce temps en réunion était efficace et productif, il n’y aurait rien à dire, mais d’autres chiffres viennent confirmer le ressenti général.

Voici quelques autres chiffres :

• 71 % des réunions sont jugées improductives, selon le site RH Info publié sur le site adp.com
• 51 % ne savent pas pourquoi ils y sont invités, selon l’étude de l’institut Yougov
• 55 % des cadres trouvent qu’ils passent trop de temps en réunion, avec un seuil de tolérance à environ 2 h par jour, selon Le Figaro

Je pourrai continuer d’énumérer de longues listes de chiffres pour mettre en avant l’inefficacité générale des réunions.

Et pourtant, les réunions restent importantes dans l’organisation.

Elles le sont parce qu’elles permettent de réunir, à une même table (ou dans une même réunion Teams), des acteurs importants.

Les réunions sont aimées parce qu’elles facilitent la prise de décision et fluidifient la communication.

Et pourtant, les réunions sont, pour la plupart, improductives parce qu’elles ne sont pas méthodiquement préparées.

Ce n’est pas un reproche, les organisations ne forment pas leurs salariés organiser de manière efficace une réunion.

Et pourtant, ce temps passé dans une réunion inefficace à un coût pour les organisations.

Un moment, par curiosité, estimez le taux horaire d’une réunion selon le nombre de personnes invitées, leurs positions hiérarchiques et le temps de la réunion. On arrive à des réunions à plusieurs centaines, parfois à plusieurs milliers d’euros 💸 !

Les 3 piliers d’une réunion efficace

Avant de vous expliquer la méthode Avant, Action et Après, pour améliorer l’efficacité d’une réunion, je vous invite à prendre du recul sur les trois piliers d’une réunion efficace.

Le premier pilier d’une réunion est d’informer et d’aligner les équipes.

La réunion a pour but de diffuser les informations importantes à tous les participants. Elle vise aussi à les informer sur les actualités au sein de l’organisation et du projet.

C’est l’occasion, par exemple d’évoquer les dates importantes et qui peuvent impacter le projet, comme par exemple un CODIR, une visite en équipe d’un site, l’ouverture d’un site pour un nouveau SI.

Des résolutions du CODIR ou COMEX peuvent aussi être transmises pendant la réunion.

Le deuxième pilier d’une réunion efficace est de prendre des décisions collectives

Un des atouts majeurs d’une réunion est de pouvoir prendre des décisions, collégialement, sur des sujets importants.

Ces décisions peuvent porter sur :

• des sujets importants à communiquer dans le cadre d’une newsletter
• valider une date importante qui concerne l’ensemble ou une majorité des participants

Le troisième pilier d’une réunion efficace est de favoriser l’engagement et la dynamique

Oui, vous m’avez bien lu. Il est possible, lors d’une réunion, de créer une dynamique de groupe et de renforcer les liens entre les participants.

Cette dynamique est créée par l’animateur de la réunion, c’est lui qui prépare la réunion et l’introduit, il veille aussi à la circulation de la parole.

En terme de métaphore, c’est comme si l’animateur de la réunion animait une réunion de chantiers. Lors de cette réunion, il y a plusieurs corps de métiers différents (parfois très différents) qui se retrouvent et qui statuent sur l’avancée de leurs travaux.

L’animateur de la réunion de chantier veille à ce que chacun participe, il évite l’enlisement dans des préoccupations trop techniques et fait en sorte que l’ensemble des participants se sentent œuvrer pour un projet commun : bâtir et construire.

Avant la réunion : tout est dans la préparation pour que la réunion soit efficace

Plongeons-nous maintenant dans la première partie de la méthode APA. Le premier A veut dire « Avant ».

Je considère que 70% de l’efficacité d’une réunion est réalisée dans la préparation de la réunion.

Voici les points clés de la bonne préparation de la réunion :

• Commencez par définir les objectifs et les conditions de succès de la réunion : qu’est-ce qui fera en sorte que la réunion soit un succès ?
• À partir de la définition du succès de la réunion, définissez soigneusement les participants qui permettront d’arriver à ce succès
• Choisissez le bon moment pour la réunion grâce à la chronobiologie : nous sommes bien plus à l’écoute en fin de matinée
• Structurer l’invitation que vous allez envoyer, je vous partage le modèle que j’ai créé à la fin de cette première partie. Je rajoute ce modèle dans le corps de l’invitation et je rajoute dans l’objet de l’invitation, à la fin : « L’agenda de la réunion se trouve dans l’invitation ».
• Préparez les supports et ajoutez les liens dans l’invitation. Prenez bien garde à donner le bon niveau d’accès aux supports : lecture, édition, accès restreint ou accès global.
• Et dans la mesure du possible, en amont de la réunion, discutez de l’importance de cette réunion en tête à tête avec les différents participants pour les préparer. Profitez-en pour leur dire de consulter les livrables partagés dans l’invitation. Vous gagnerez du temps pendant la réunion.

Voici le modèle que j’ajoute dans mes invitations

Si ce modèle vous intéresse, il est disponible gratuitement !

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Pendant la réunion : gardez le rythme et soyez dynamique pour une réunion efficace

Le deuxième A de la méthode AAA signifie « Action ».

Dès le début de la réunion, cadrez la réunion en lisant l’ordre du jour de la réunion que vous avez envoyé auparavant par email.

L’ordre du jour, c’est le tableau qui se trouve dans la partie précédente 👆

Ce cadrage ne doit pas durer plus de 5 minutes.

Je vois ces 5 minutes comme le traçage du terrain de jeu : on donne le cadre de la partie.

Soyez très précis sur le critère de succès qui fera que cette réunion soit un succès en le disant dès le début.

Le problème des réunions est que, trop souvent, les sujets les importants sont abordés en fin de réunion. Je vous invite à faire tout l’opposé : après avoir cadré la réunion, posez les questions et les sujets les plus importants en premier.

Ensuite, en tant qu’animateur de la réunion, votre rôle est d’animer pour maintenir l’engagement. Sans dynamique et animation, les participants qui ne parlent pas ne se sentiront pas engagés.

Voici 3 techniques simples (et pas bizarres) pour vous aider à animer et faire en sorte que la réunion soit efficace :

• Vous pouvez poser régulièrement des questions directes aux participants qui ne parlent pas et qui, pourtant, sont concernés par le sujet en cours de discussion
• Donnez-vous un temps maximum pour chaque séquence de la réunion. Cette variation du rythme évite la monotonie et relance naturellement l’attention.
• Demander la validation des décisions. À chaque fin de séquence, demandez un positionnement clair aux participants : « Qui est d’accord avec cette réponse ? » et demandez de lever de main, physiquement ou virtuellement. Une autre formulation peut être « Sur une échelle de 1 à 5, à combien évaluez-vous la faisabilité ? ». Vous « forcez » ainsi le feedback immédiat et demandez l’adhésion du groupe.

Après la réunion : clore

Une fois que la réunion s’achève, il y a quelques actions de suivi qui sont possibles :

• Vous pouvez partager aux participants de la réunion un compte rendu de réunion simple et efficace. Vous pouvez le partager aussi à celles et ceux qui sont intéressés par les décisions prises pendant la réunion, mais qui n’y ont pas participé.

Voici une proposition de structure de compte rendu :

Ce que j’aime bien faire également après une réunion, c’est d’échanger en tête à tête avec des participants à la réunion pour leur demander ce qu’ils ont aimé dans la réunion et ce que je peux améliorer en termes de format et d’animation.

Au final, la différence entre une réunion productive et une perte de temps tient à quelques détails : un objectif clair, une préparation minutieuse et un suivi rigoureux. C’est tout !

Ces techniques ne demandent aucun investissement financier, juste un peu de discipline et de méthode.