Top 5 des outils change essentiels pour réussir votre transformation

Réussir une transformation d’entreprise ne repose pas uniquement sur une bonne méthodologie (Prosci, Kotter, APMG) ou une vision stratégique claire. C’est aussi une question d’outils. Dans la réalité du terrain, sans les bons outils change, même le meilleur expert risque de s’épuiser à la tâche.

Pourquoi c’est important

Les outils peuvent aussi bien répondre à la nécessité de communiquer, d’engager des collaborateurs à distance et de synthétiser des montagnes d’informations, le choix de votre boite à outils est important. Certains logiciels peuvent vous faire perdre beaaaaaaucoup de temps (je l’ai vécu), tandis que d’autres deviendront rapidement indispensables.

Dans mon quotidien d’expert en change management, j’ai fait le tri pour ne garder que l’essentiel. Voici mon TOP 5 des outils change que j’utilise chaque jour ou chaque semaine pour aider les entreprises à concrétiser leurs visions auprès de leurs équipes.

PowerPoint : L’art de vendre vos idées

Qu’est-ce que c’est ?

C’est le pilier de la suite Microsoft et, de très loin, le plus répandu des outils change. On prédit souvent sa mort face à l’IA, mais, pour l’instant, PowerPoint reste le patron.

C’est un outil de présentation qui se base sur des diapositives sur lesquelles vous pouvez écrire du texte (généralement trop de texte), des images (très souvent moches malgré l’existence de freepix) ou des courtes vidéos et GIF (ça a une très grande plus-value).

Si vous vous y prenez bien, PowerPoint devient un outil puissant de storytelling. Il vous permet de guider l’attention de votre audience et de structurer votre argumentation visuellement.

PowerPoint est de très loin, l’outil que j’utilise le plus dans mon travail.

Cas d’usage en change management

Plusieurs exemples d’utilisation de PowerPoint :

• Créer des kits de communication.
• Créer des formations à distance ou en présentiel.
• Réaliser un reporting des activités.
• Présenter un projet avec impact (si vous maîtrisez PowerPoint).

Ce que j’aime

Vous pouvez ajouter des GIF afin de créer une dynamique dans la présentation.

Et c’est ce que j’apprécie sur PowerPoint : la personnalisation et la possibilité d’accompagner une narration avec un beau jeu de slides.

Après avoir regardé entièrement beaucoup de Keynote animés par Steve Jobs dont j’admire l’éloquence et aussi les très beaux rendus visuels, j’avais lu cet excellent livre de Carmine Gallo « Les secrets de présentations de Steve Jobs« , ça a révolutionné (ah ah😁) ma manière de concevoir les présentations.

Mes conseils

Je l’aime particulièrement pour présenter des concepts avec comme mot d’ordre 1 idée = 1 slide.

En résumé, je vous recommande :

• Avoir comme principe de base 1 idée = 1 slide (je me répète, parce que c’est très important).
• Bien différencier un support pour présenter et un support autoportant. Il y aura plus ou moins de texte selon la vocation du support.
• Ne pas abuser des transitions (ça fait vite mal à la tête).
• Les animations peuvent permettre de créer de véritables films d’animation dans un support.

PowerPoint demande, certes, beaucoup de pratique afin de se familiariser. Alors … pratiquez 😁 et surtout, regardez comment votre audience réagit à ce que vous présentez.

Canva : Démocratiser le design

Qu’est-ce que c’est ?

Si PowerPoint est le roi de la présentation, Canva est le roi du visuel marketing. C’est l’un des outils change indispensables pour votre communication interne, surtout si vous n’êtes pas graphiste et que vous ne maîtrisez pas Photoshop.

La version gratuite convient très bien.

Cas d’usage

• créer des bannières pour vos communications.
• Visuel pour des podcasts, vidéos.
• Infographies.
• Visuels pour des articles.
• Visuels pour des newsletters.

Ce que j’aime

J’ai commencé à utiliser Canva sur le tard et, aujourd’hui, je peux difficilement m’en passer.

Avant, créer un visuel impactant demandait des heures, je concevais des bannières et des visuels sur PowerPoint (si, si). Avec Canva, vous importez, glissez et déposez. Le résultat est professionnel en quelques minutes grâce aux milliers de modèles disponibles. C’est un très bon outil pour créer des bannières, des affiches ou des posts pour l’intranet, vos powerpoints et vos newsletters.

Mes conseils

Voici quelques conseils pour bien utiliser Canva :

• Utiliser des images qui ont un fond transparent. Si ce n’est pas le cas, l’excellent site Remove BackGround fera le travail.
• Quand vous voulez faire une version 2 d’un visuel, copiez-le parce que la version gratuite de Canva ne prend pas en compte l’historique de version d’un visuel.
• Farfouillez dans la barre latérale de gauche de Canva, il y a des possibilités quasi infinies.

Klaxoon, Miro, Whiteboard : Libérer l’intelligence collective

Qu’est-ce que c’est ?

Imaginez une immense feuille blanche accessible à toute votre équipe en même temps, peu importe où elle se trouve. Ces plateformes révolutionnent la gamme des outils change collaboratif.

Le principe est génial : on jette toutes les idées en vrac, on discute, on vote, on trie et on structure visuellement. C’est beaucoup plus ludique qu’un Word ou un Powerpoint.

Cas d’usage

• Récolter des idées.
• Résoudre des problèmes.
• Animer des ateliers comme un speedboat.
• Réaliser une analyse d’impacts.
• Concevoir un plan de communication, un plan de formation.
• Faire des bilans hebdomadaires d’équipe, des plannings de charge.

Ce que j’aime

Dans la plupart de mes missions, j’ai des interlocuteurs répartis dans toute la France. Ils sont très difficiles à réunir en un seul et même endroit.

Du coup, lorsque je dois organiser des ateliers, j’utilise ce type d’outil.

Ce que j’aime particulièrement, c’est qu’ils permettent de collaborer tous en même temps, je n’ai pas à prendre toutes les notes de mon côté.

Ce type d’outil permet à chacun de s’exprimer sans prendre la parole.

Mes conseils

Voici comme tirer le meilleur parti des tableaux blancs :

• Définissez qui anime l’atelier.
• Définissez dès le début ce que vous attendez en fin d’atelier.
• En bonnes pratiques, vous pouvez donner le cadre de l’atelier au début, puis chacun remplit sa partie et enfin, vous faites converger les idées et créez des débats.
• Prenez garde au zoom/dézoome qui peut être très déstabilisants (« mais on est où ? » 🤔).

Le défi est ensuite de bien utiliser ces données à l’issue de l’atelier, mais cela sera pour un autre article (si cela vous intéresse)

Les Post-its : trier le chaos par le réel

Qu’est-ce que c’est ?

Je pense que vous devez savoir de quoi je parle.

Pas besoin de logiciel ici. Ce petit carré de papier coloré reste la base des outils change en présentiel.

Cas d’usage

On retrouve des cas d’usage similaires à ceux du tableau blanc, c’est à dire :

• Récolter des idées.
• Récolter des besoins ou des idées pendant une formation.
• Résoudre des problèmes.
• Animer des ateliers comme un speedboat.
• Réaliser une analyse d’impacts.
• Concevoir un plan de communication, un plan de formation.
• Faire des bilans hebdomadaires d’équipe ou des plannings de charge.

Ce que j’aime

Ce qu’il y a de fabuleux avec des post it c’est que c’est tangible, c’est réel, c’est du papier !

En animant des ateliers avec des post it, il y a quelque chose de spécial qui se passe puisqu’il s’agit d’écrire (ce que nous faisons de plus en plus rarement) et de transposer des idées sur un petit format afin d’être lu (et compris) par les autres participants.

J’ai des souvenirs d’ateliers organisés dans une grande pièce avec des post its qui recouvraient les 4 murs de la pièce.

Mes conseils

J’aime particulièrement la marque post il parce qu’elle propose des post il spéciaux les super sticky qui collent sur quasiment tous les supports (pour le moment seuls les murs recouverts de toile en fibre de verre font de la résistance)

C’est un des outils les plus puissants que j’utilise : il permet de formaliser des idées dans un petit cadre défini et de l’afficher n’importe où : tableau, mur, vitre, ordinateur, objet …

Le gros inconvénient des posts it c’est que, selon le format de l’atelier, ils peuvent conduire à une grosse charge de retranscription des idées afin de faire un suivi des actions. Je vois très souvent des tableaux de post it abandonnés comme des épaves d’atelier, sans suivi !

C’est donc important de retranscrire les post it (l’application officielle Post It fait très bien le job) et ensuite de rendre des comptes aux participants sur le suivi des actions.

Dictaphone / Micro : Votre second cerveau

Qu’est-ce que c’est ?

Un simple dictaphone, une application d’enregistrement sur votre téléphone ou encore ces excellents micro Hollyland Lark M2 complètent parfaitement vos outils change numérique.

Cas d’usage

• Réaliser des interviews.
• Récolter des témoignages des équipes.
• Enregistrer une conférence sur un sujet très technique.
• Demander à des interlocuteurs projet de rédiger (à l’oral) une partie d’une newsletter. Ce que je fais alors, c’est d’enregistrer l’audio, je retranscris ensuite et après j’envoie pour validation. Cela va beaucoup plus vite que de demander à la personne de rédiger un paragraphe en partant de 0.

Ce que j’aime

J’utilise de plus en plus les micros et également la retranscription lors des réunions. Parce que je me rends compte que j’ai beau écouter activement ce que me dit mon interlocuteur, je ne retiens qu’une fraction de ce qu’il me partage.

C’est encore pire lorsque je prends des notes pendant qu’il me parle parce que je n’arrive pas à écouter tout ce qu’il me dit pendant que j’écris. D’où l’utilité des micros.

Je me constitue ainsi une bonne base de connaissances que je peux relire, je peux également demander à l’IA (ChatGPT, Claude, Gemini) ou, sinon l’excellent outil NoteBookLM de Google de m’en faire une synthèse sans travestir les propos.

Mes conseils

Si vous avez un fichier audio de l’interview, vous pouvez utiliser des outils de retranscription, comme le fabuleux MacWhisper ou équivalent.

Avant de commencer, veillez à demander l’accord de votre interlocuteur pour enregistrer.

Connaître les méthodes de change management est indispensable, par contre, vous auriez tort de négliger les outils de change. Les 5 alliés que je viens de vous présenter vous permettront de gagner du temps et de professionnaliser vos livrables.