L’analyse d’impacts : votre arme secrète pour accompagner le changement

L’analyse d’impacts est un des piliers de l’accompagnement au changement. En effet, cette analyse fait le lien entre une phase de réflexion sur le projet : « pourquoi, quoi, qui », et une phase d’action : « comment on le fait ».

Cette analyse suit une méthode précise dans laquelle on se questionne sur

1. Qui est concerné par le changement
2. Comment est réalisé actuellement ce travail qui est concerné par le changement
3. Comment ce travail sera fait demain une fois que le changement sera terminé
4. Quels sont les écarts entre aujourd’hui et demain ?

Une fois que les écarts sont définis, la personne responsable du changement définit des préconisations sur les leviers (formation, communication …) qui seront actionnés afin d’accompagner le changement.

Pourquoi l’analyse d’impacts est importante

Je suis un grand partisan de l’analyse d’impacts.

C’est ce livrable qui vous aide à analyser l’écart entre l’existant et le futur. Plus l’écart est important et plus l’accompagnement est important.

Voici plusieurs arguments pour démontrer l’importance de l’étude des impacts.

L’analyse d’impacts fait passer le projet d’une phase d’analyse à une phase d’actions

C’est assez frustrant, en début de projet, de ne travailler que sur des livrables de haut niveau, tels que le cadrage du projet, le business case, les parties prenantes, les budgets, les plannings …

L’analyse d’impacts permet (ENFIN) de se concentrer sur du concret !

Le concret consiste à parler de qui est concerné par le changement, quels sont les différents changements (outil, culture, processus, …) qui vont advenir pour les personnes impactées et est-ce que l’impact est élevé ou non et de comment on peut atténuer ces impacts.

L’analyse d’impacts permet de détailler les types de changements

L’analyse d’impacts permet de décortiquer le changement en plusieurs sous-catégories.

Par exemple, si l’on étudie un changement d’outil de saisie pour des comptables, c’est important de voir le changement sous plusieurs perspectives.

Il y a bien sûr l’outil qui change pour cet exemple, l’organisation qui peut être évolue, ou encore les processus de l’entreprise qui sont modifiés avec le nouvel outil, les compétences des comptables sont peut-être concernées ou encore les données peuvent être impactées par le nouvel outil.

Cette analyse permet donc de voir le changement dans son ensemble.

L’analyse d’impacts permet d’identifier les actions clés

Une fois que vous avez étudié le changement sous toutes les coutures, vous pouvez dorénavant mettre en place des actions ajustées.

• Des actions de communication en utilisant les bons canaux de communication, avec les bons messages pour les bonnes personnes
• Des actions de formation adaptées aux différents groupes de personnes impactées en ciblant les bonnes compétences
• Des actions d’accompagnement par des managers, des ambassadeurs ou des référents.

L’étude des possibilités des actions de conduite du changement sont quasi infinies. Un bon accompagnement au changement réside dans le fait de trouver les actions adaptées au contexte. Et l’étude d’impacts permet de le faire !

Comment faire l’analyse d’impact ?

Les prérequis à cette analyse

Avant de faire cette analyse, certaines étapes doivent être validées. Notamment :

• Le périmètre du projet
• Les parties prenantes qui sont impactées par le projet
• À quoi va ressembler la cible du projet

Format de l’analyse d’impact

En général, cette analyse est réalisée lors d’un atelier. Cet atelier est animé par le référent d’accompagnement au changement du projet.

Il faut prévoir entre 1h à 3h pour cet atelier. Il peut être fait à distance ou en présentiel.

Qui participe

Voici les personnes qui sont les plus pertinentes pour participer à cet atelier

• Responsable de l’accompagnement au changement (forcément 😅), cela peut être un consultant expert en conduite du changement
• Chef de projet
• Responsable de la solution (Solution Manager)
• Responsable opérationnel
• Responsable technique (Functional Lead) si c’est un projet lié au système d’information (SI)
• Si vous pouvez convier des représentants des groupes métiers impactés, alors c’est la crème de la crème !

La présence du sponsor n’est pas nécessaire. Il est déjà assez occupé comme cela. Il vaut mieux qu’il soit impliqué lors des journées d’embarquement, de kickoff ou de déploiement de projets.

Et concrètement, l’analyse d’impacts, c’est quoi ?

Définition de l’analyse d’impacts

L’analyse d’impact est un outil pour évaluer, avant leur mise en œuvre, les effets potentiels d’un changement sur l’organisation.

Cette étude identifie les conséquences sur les collaborateurs, les processus et les projets en cours, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées et d’anticiper les risques.

L’analyse guide la stratégie de gestion du changement en fournissant une vue de l’ensemble des changements.

Les 4 étapes de l’analyse d’impacts

Voici les 4 étapes

Pour illustrer cette partie, nous allons partir d’un exemple.

L’entreprise MetalTech, spécialisée dans la fabrication de pièces métalliques pour l’industrie automobile, prévoit de fusionner ses 5 sites de production français en 3 grands pôles régionaux.

Ce projet de réorganisation, nommé « OptiProd« , vise à optimiser les coûts et à améliorer l’efficacité opérationnelle.

1re étape : cadrer le projet

• Quelle est la durée prévisionnelle du projet ?
• Combien de sites sont concernés ?

Exemple : La direction de MetalTech estime que ce changement majeur prendra 18 mois pour être pleinement mis en œuvre.

Ce projet va impacter directement les 2500 employés répartis sur les différents sites et il concerne tous les sites existants, avec des fermetures, des relocalisations et des réaménagements importants.

2e étape : identifier les principales personnes impactées

• Lister les groupes impactés (interne et externe)
• Quelle est la taille de chaque groupe ?
• Quelle est leur répartition par site ?
• Est-ce qu’il y a d’autres acteurs impactés

Dans le cadre du projet OptiProd, les principaux groupes impactés sont identifiés.

• 1200 ouvriers de production
• 500 techniciens de maintenance
• 400 employés administratifs
• 300 cadres et managers
• 100 employés logistiques

En externe, 50 fournisseurs locaux et 30 sous-traitants sont également concernés. La répartition varie selon les sites : le site A compte 700 employés, le site B 600, le site C 500, le site D 400, et le site E 300.

Les syndicats (5 représentants par site) et les autorités locales (3 mairies concernées) sont des acteurs clés à prendre en compte dans l’analyse d’impacts.

3e étape : lister les changements par groupe métier et par catégorie

L’idée est de décomposer le changement, par groupe métier et en plusieurs catégories, et ensuite d’évaluer l’impact sur une échelle de 1 à 4.

Voici les catégories généralement analysées :

• Structure & organisation
  Est-ce que la hiérarchie change ? La structure de l’entreprise ? Ses départements ? Le niveau de responsabilité ?
• Outils et fonctionnalités
  Est-ce que l’outil change ? Les fonctionnalités ? Est-ce qu’il y de l’automatisation ? L’ergonomie évolue ?
• Fonctionnement, processus & opérationnel
  Est-ce que les processus changent ? Les méthodes ? Le rythme de travail ?
• Compétences
  Les tâches sont-elles simplifiées ou complexifiées ? Faut-il acquérir de nouvelles compétences ? De nouvelles méthodes de travail ? Des nouvelles connaissances ?
• Culture d’entreprise
  Est-ce que la culture d’entreprise change ? Les valeurs changent-elles ? Le changement est perçu comme une régression ou une modernité ?
• Données
  Est-ce qu’un travail de nettoyage doit être fait sur les données ? Faut-il migrer les données ?
• Management
  Est-ce que les managers sont en attente de ce changement ? Sont-ils moteurs ? Sont-ils informés ?

N’oubliez pas de décomposer le changement pour chaque groupe métier.

Voici l’analyse d’impact sous forme de tableau pour les ouvriers de production et les cadres/managers de MetalTech :

À la lecture du tableau, vous pouvez voir que les impacts du changement sont différents entre les ouvriers de production et les cadres/managers.

4e étape : évaluer l’impact (un peu, moyen, ÉNORME)

OK, très bien, maintenant que vous avez identifié le changement, c’est important d’évaluer l’impact. C’est-à-dire d’évaluer chaque changement sur une échelle partant de « impact très faible » à « impact très élevé »

Généralement, on utilise 3 à 5 degrés différents. Cela permet de savoir où vous allez concentrer votre attention et vos efforts en termes d’actions d’accompagnement au changement.

Toujours pour notre exemple de changement chez MetalTech, voici l’évaluation des changements pour chaque groupe métier

Vous pouvez observer que les cadres et managers sont généralement plus impactés, notamment en ce qui concerne les outils, les compétences et le management, tandis que les ouvriers sont plus affectés au niveau de la structure et de l’opérationnel.

Les erreurs communes en réalisant une analyse d’impacts

Voici les erreurs communes qui sont faites en réalisant une étude d’impact

Sous-estimer l’ampleur des changements culturels

Beaucoup (trop) d’organisations minimisent l’impact du changement sur la culture d’entreprise. Cette erreur peut conduire à une résistance inattendue et à un manque d’engagement des personnes impactées par le changement.

Je vous recommande que, même si les changements sont apparemment mineurs, de les étudier, notamment sous le prisme des valeurs, des comportements et des normes de l’entreprise.

Négliger certains groupes d’employés

Parfois, l’analyse se concentre sur les groupes les plus visibles ou les plus nombreux et elle néglige les petits groupes ou encore les intervenants externes à l’entreprise. Cette omission peut créer des angles morts de groupes d’utilisateurs (mince j’ai oublié de prévenir nos fournisseurs 😱) et entraîner des problèmes imprévus lors de la mise en œuvre.

Se concentrer uniquement sur les aspects techniques

Un changement d’outil, de système d’information, de CRM ou d’ERP, ne vient jamais tout seul ! Il y a toujours des surprises, comme des processus qui changent, des compétences évoluent.

Donc, même si c’est très technique, veillez à faire une analyse complète pour englober tous les aspects du changement, y compris les impacts sur les compétences, les processus et les interactions entre les personnes.

Ne se focaliser que sur les changements négatifs et oublier les changements positifs

Une analyse d’impacts n’est PAS une analyse de risques. C’est une analyse qui identifie les impacts positifs ET négatifs.

Si vous n’axez votre étude que sur le négatif, vous allez créer une atmosphère de pessimisme et vous oublierez des leviers importants pour motiver et engager les employés.

Pour conclure, l’analyse d’impacts est un outil puissant pour comprendre et gérer le changement en le décortiquant. Elle permet de passer du conceptuel au concret, en identifiant précisément qui est impacté et comment.

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