Comment faire un compte rendu de réunion (très) efficace

Combien de fois avez-vous quitté une réunion importante avec la sensation que tout était clair dans votre esprit, pour réaliser quelques heures plus tard que les détails essentiels commençaient déjà à s’estomper ? 😥 Sans compte rendu de réunion, les décisions prises, les responsabilités attribuées et les échéances fixées risquent de se perdre dans le flot continu d’informations qui rythme nos journées.

Pourtant, la rédaction d’un compte rendu de réunion efficace ne doit pas être une corvée chronophage ni un exercice de retranscription exhaustive (nous ne sommes pas dactylographes). Il s’agit avant tout de capturer l’essentiel : les décisions prises, les actions à mener et les responsabilités de chacun.

Les frustrations courantes après une réunion (sans compte rendu de réunion)

La réunion vient de se terminer

Imaginez que vous venez de terminer une réunion importante sur le déploiement d’une nouvelle application dans votre entreprise …

« La réunion est terminée et, dans mon esprit, tout est clair comme de l’eau de roche. Je sais ce que je vais faire, et d’ailleurs j’étais content parce que, pendant la réunion, j’ai débattu avec Vincent et Jasmine et nous avons pris des décisions importantes.

Heureusement d’ailleurs que Jean-Baptiste a pris le point de faire d’interviewer des utilisateurs, je n’avais pas le temps de le faire.

D’ailleurs, Quentin, qui, lui aussi s’est engagé à m’envoyer des explications sur les mots techniques pour la nouvelle application parce que je n’y comprends rien à tout ce jargon compliqué »

 [ Quelques heures passent ] 

Argh, tout est confus dans mon esprit. Après la réunion sur le déploiement de l’application, j’ai déjeuné avec un ami et je n’ai plus l’esprit clair parce que j’ai parlé de beaucoup de sujets avec lui.

Je me rappelle de bribes d’informations, mais rien de très clair. Je vais essayer de me rappeler et promis, à la prochaine réunion, je fais un compte rendu de réunion !

Le regret que l’on peut ressentir après cette situation vécue à maintes et maintes reprises porte sur plusieurs aspects :

• Une réalité qui est de se dire que nous traitons BEAUCOUP d’informations dans la journée et nous en oublions tout autant
• Un regret de ne pas avoir noté les points importants
• Une certaine confusion de se rappeler que des actions que nous avons prises et dans quels contextes, avec quelles ressources
• Une absence de trace des engagements des autres intervenants de la réunion

Et malheureusement, cette situation se répète plusieurs fois.

Impact sur le long terme

Sur le long terme, les réunions se répètent, notre esprit est traversé par des flux importants d’informations, de tâches à faire, de noms de personnes.

Et au fond de notre tête, nous savons que nous avons des actions non réalisées en attente, mais tout est si flou parce que nous n’avons pas de traces ni de nos engagements ni de celui des autres.

On peut penser qu’après tout « on est entre adultes majeurs et vaccinés » (cette phrase passe moins bien après le COVID 😄) et chacun connaît ses responsabilités et est assez grand pour gérer les tâches de son travail.

Mais non !

Les erreurs classiques du compte rendu de réunion

C’est là tout l’avantage du compte rendu (CR) de réunion, il permet de stocker des informations importantes sur le contexte, les participants, les engagements et qui s’engagent.

Par contre, éviter de réaliser un compte rendu de réunion qui :

• Est trop détaillé. Un CR de réunion n’est pas une retranscription de ce que chacun a dit.
• Est envoyé trop tardivement. Pour être très franc, on s’en fout du compte rendu de la réunion d’il y a deux semaines !
• Ne détaille pas les actions qui ont été décidées, qui a pris la décision, quelles sont les ressources pour la réaliser et quand.

Les fondamentaux d’un bon compte rendu de réunion

Texte à écrire et expliquer que l’on distingue 2 temps : un temps de rédaction pendant la réunion et un temps d’analyse et de diffusion après la réunion.

Les éléments essentiels de votre compte rendu de réunion

Voici les informations importantes à noter dans votre prise de notes au cours de la réunion

• Projet
• Sujet de la réunion
• Date
• Participants et de quelles équipes ils sont
• Contexte
• Problématique
• Objectif de la réunion
• Synthèse des actions à venir et décisions prises lors de la réunion
  • Action ou décision
  • Responsable
  • Statut
  • Échéance
• Synthèse par sujet discuté

Comment réaliser un compte rendu de réunion efficace

Pendant la réunion

Je vous le dis « tout de go », ce n’est pas qu’au chef de projet à faire des comptes rendus de réunion

Je vous recommande d’avoir un template de base (Word, OneNote ou encore Google Docs) contenant les éléments essentiels que j’ai indiqué ci-dessus, vous pourrez ainsi le réutiliser au gré de vos réunions.

Pendant la réunion, vous remplissez les différents points clés du compte rendu avec comme conseil de ne pas faire de tri, recopiez les phrases qui vous semblent pertinentes sans réfléchir au lien entre les phrases.

Les décisions sont des points majeurs à noter (c’est pour cela qu’elles sont mises en évidence dans le template) tout comme les actions qui émanent de la réunion. Veillez à bien noter qui prend en charge l’action et demandez-lui la date à laquelle il veut la terminer.

Après la réunion

Je vous invite ensuite à prendre un temps post réunion afin de relire et faire le tri de vos notes. Ce temps doit être pris dans les heures qui suivent la réunion et pas le lendemain ❌

Par ailleurs, suite à cette phase de tri et de relecture, vous pourrez diffuser votre CR de réunion aux participants de la réunion, mais également aux personnes clés du projet qui n’étaient pas présentes.

Faire le tri du compte rendu de réunion

Il s’agit pour vous de clarifier votre prise de notes, c’est à dire:

• Structurer l’information dans les différentes parties (voir la partie « Les éléments essentiels de votre compte rendu de réunion »)
• Clarifier les décisions prises
• Définir les personnes et les échéances
• Mettre en forme et trier votre compte rendu

La diffusion

Une fois que votre CR de réunion est structuré et clarifié, il peut être envoyé pour validation à un des participants à la réunion, c’est toujours mieux de croiser les regards et d’atténuer certaines tournures de phrase avec un tiers.

Par la suite, envoyez-le rapidement pour que le suivi de la réunion soit efficace. Plus il est envoyé rapidement et meilleur sera le suivi des actions.

Les destinataires du compte rendu de la réunion sont les participants à l’échange, mais également des personnes clés du projet qui ne faisaient pas partie de la réunion, mais qui ont besoin de suivre les actions.

Assurez-vous du suivi des actions en relançant régulièrement ceux qui se sont engagés à faire des actions ou en faisant le point avec eux lors de votre prochain point d’équipe.

Cas particuliers

Alors non, il n’y a pas besoin de tracer toutes les réunions, cela représenterait bien trop de travail.

Les réunions qui ont besoin d’être tracées sont celles qui vont traiter des points majeurs et structurants du projet.

Les réunions autour de sujets tendus sont également importantes à tracer parce que c’est facile de dire les choses à la volée lors d’une réunion, par contre, en les voyant écrites dans le compte rendu, on peut se rendre compte de la réelle portée de nos propos.

La rédaction d’un compte rendu de réunion n’est pas qu’une simple formalité administrative, c’est une manière puissante pour garantir l’efficacité et le suivi de vos réunions. En adoptant une approche structurée telle que je vous la propose dans cet article – vous transformez des réunions « bla-bla » en un compte rendu avec des actions concrètes.

N’oubliez pas que le meilleur compte rendu est celui qui trouve le juste équilibre : suffisamment détaillé pour être utile, mais assez concis pour être lu et utilisé. L’essentiel est de capturer les décisions prises, les actions à mener et leurs responsables, avec des échéances claires.

Un CR de réunion sera également votre meilleur allié lorsque votre audience devra décider d’actions décisives à des moments clés, comme lors de l’analyse d’impact d’un changement ou dans le suivi des (nombreuses) actions d’accompagnement au changement

Alors, la prochaine fois que vous participerez à une réunion importante, prenez le temps de formaliser ces éléments dans un compte rendu. Non seulement vous rendrez service à toute l’équipe, mais vous vous assurerez aussi que les discussions se transforment en résultats concrets qui créent de la valeur pour votre entreprise.

Pour aller plus loin

Voici quelques liens vers des ressources pour vous aider à écrire un CR de réunion

• Microsoft Office 365
• Google Docs
• Outil de suivi des actions Microsoft
• Outil de type Kanban pour suivre les tâches