Le chef de projet, à quoi sert-il ?

Le rôle du chef de projet devient de plus en plus central et on ne cesse de parler de son rôle. On peut même penser parfois que tout repose sur lui. Mais à quoi sert réellement le chef de projet ? Cet article explore les multiples facettes du chef de projet, véritable orchestrateur de la réalisation d’une vision.

Pourquoi le chef de projet est important

Au sein d’une entreprise, il y a souvent des initiatives qui émergent, des idées, des visions, des souhaits. Ces idées qui émergent sont (parfois) formalisées sur un support.

Ce support, c’est le cahier des charges. Il sert à définir les attentes, les spécifications et les conditions sous lesquelles un projet doit être réalisé.

Le cahier des charges

Les principales parties du cahier des charges sont :

• La contextualisation du projet : Cette section présente le projet, son contexte et ses objectifs. Le contexte peut inclure des informations sur l’entreprise, l’état du marché, et les raisons qui motivent le projet.
• Besoins et exigences : cette section détaille les besoins spécifiques que le projet doit satisfaire. Cela peut inclure des exigences fonctionnelles, techniques, opérationnelles, et parfois réglementaires.
• Critères de réalisation et livrables : ici, on définit ce qui sera livré à la fin du projet, y compris les spécifications détaillées des produits ou services. Cette section précise également les critères de qualité et les standards à respecter.

Une équipe remplit un cahier des charges

• Contraintes et limitations : cette partie aborde les contraintes du projet, telles que le budget, les délais, les ressources disponibles, etc.
• Modalités de suivi et d’évaluation (optionnel) : enfin, cette dernière partie qui est optionnelle, peut inclure les modalités de suivi du projet, les étapes de validation, les indicateurs de performance, ainsi que les processus d’évaluation et de réception des livrables.

Le cahier des charges est la matière première du chef de projet

Une fois que le cahier des charges est écrit et validé. Le chef de projet prend le relais afin de concrétiser l’idée.

Le chef de projet organise et conduit le projet de bout en bout. Il assume la responsabilité des différentes phases, depuis l’interprétation du cahier des charges et des besoins utilisateurs en spécifications fonctionnelles et techniques, jusqu’à la livraison du projet.

Un projet est la réalisation concrète d’une idée qui est exprimée dans le cahier des charges

Sans le chef de projet, il n’y a pas de projet

En l’absence d’une personne clairement investie dans le rôle de chef de projet, la mise en œuvre du projet est faite par … tout le monde c’est-à-dire par personne !

En effet, si l’entreprise ne nomme pas clairement une personne comme gestionnaire d’un projet, c’est à dire comme guide d’un projet d’un point A à un point B, il y a des frustrations qui émergent :

• Le rôle n’est pas clairement défini ni confié à une personne
• Les responsabilités sont floues
• C’est difficile de se coordonner

Tandis qu’en identifiant clairement un chef de projet, les personnes savent qui met en œuvre le cahier des charges, qui en porte la responsabilité et incarne le projet.

Quel est le rôle du chef de projet

Le chef de projet a un rôle qui a un très large champ d’application. Son rôle est différent selon le secteur et l’organisation.

Le triangle d’or du chef de projet

Un des fondamentaux du chef de projet, c’est de jongler avec 3 axes :

• Le temps
• La qualité
• Le coût

Le chef de projet doit veiller à garder un équilibre entre ces 3 axes, comme s’il devait rester au centre d’un triangle.

Chaque décision peut faire pencher la balance d’un projet rapide vers un projet coûteux ou inversement.

Méthodologie de gestion de projet

Le rôle principal d’un chef de projet est, à partir d’un cahier des charges, de piloter, animer et organiser le projet en s’aidant d’une méthodologie de gestion de projet.

Une méthodologie de gestion de projet est un ensemble de principes, de techniques et de procédures.

Cette méthodologie est utilisée pour planifier, exécuter et contrôler un projet. Elle sert de guide pour organiser le travail, gérer les ressources, atteindre les objectifs fixés et assurer le succès du projet.

Un chef de projet qui fait le suivi projet

Il existe plusieurs méthodologies de gestion de projet, certaines sont propres à certains secteurs.

Je peux citer comme exemple de méthodologie : DevOps, Prince2 (Projects IN Controlled Environments), Waterfall (Modèle en cascade), SAFe (Scaled Agile Framework), ITIL (Information Technology Infrastructure Library)

En général une méthodologie de gestion de projet inclut généralement

• des étapes pour définir le projet
• planifier les tâches
• gérer les risques
• communiquer avec l’équipe
• communiquer avec les parties prenantes (clients, fournisseurs, syndicats, groupes métiers, managers)
• suivre les progrès jusqu’à l’achèvement du projet

En somme, la gestion de projet est un cadre structuré qui aide les chefs de projet à mener leurs projets de manière efficace et organisée.

Gestion des ressources

Par ressource, je veux dire : une personne affectée au projet.

Le chef de projet gère parfois des ressources en exclusivité sur le projet, parfois les ressources sont partagées sur plusieurs projets.

C’est au chef de projet d’orchestrer (le mot est très approprié) les différentes ressources selon les phases du projet et les expertises de chacun.

Comment réellement devenir ou avoir le rôle de chef de projet

Devenir chef de projet ou assumer pleinement ce rôle exige une combinaison de formation, de compétences essentielles et de maîtrise méthodologique.

La première étape vers cette carrière est souvent de se former, en acquérant non seulement les connaissances théoriques nécessaires afin d’avoir un socle de connaissances solides. Mais aussi en développant un ensemble de compétences théoriques et comportementales (soft skills) indispensables.

Parmi ces compétences théoriques, il y a

• la capacité à établir des objectifs clairs,
• communiquer efficacement avec l’équipe
• gérer les ressources
• gérer le temps de manière efficiente
• surveiller et ajuster les plans de projet en fonction des circonstances.

Tandis que les compétences comportementales importantes d’un chef de projet sont :

• la pédagogie pour former et guider son équipe
• un sens aigu du service pour répondre aux besoins des clients
• l’autonomie
• la capacité à travailler en équipe
• une forte adaptabilité face aux changements de budget, de ressources, de temps
• d’excellentes compétences relationnelles
• une écoute active
• un sens critique développé pour évaluer les situations et prendre des décisions éclairées.

L’utilisation d’outils tels que des dashboards pour le suivi des projets, des plannings pour la gestion du temps et des budgets pour le contrôle des coûts pourront GRANDEMENT vous faciliter votre métier. Le bon vieil Excel fait très bien le travail 😄

Enfin, obtenir une certification de gestion de projet peut non seulement valider vos compétences, mais aussi vous donner une crédibilité supplémentaire auprès de vos employeurs et de vos clients.

La limite du chef de projet : il a TROP de casquettes !

Le rôle de chef de projet peut parfois être difficile à cerner. On peut avoir l’impression qu’il fait tout : gestion de la charge, gestion des budgets, planning, prioriser les sujets, accompagnement au changement, etc 🤯

Pour clarifier le métier de chef de projet, son rôle commence dès l’élaboration du cahier des charges et se termine à la livraison du projet.

Par contre, il peut se passer beaucoup de choses entre ces deux moments : notamment du fait de la complexité des projets et de la résistance au changement pour les personnes impactées par le projet.

Naviguer à travers des projets de grande envergure demande une compréhension approfondie des différentes facettes du projet, ainsi qu’une capacité à anticiper et à résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Le chef de projet doit gérer aussi bien les sponsors du projet, les experts métiers, les experts fonctionnels. Il est au milieu d’un sacré carrefour !

La relation étroite du chef de projet avec un référent change management (interne ou externe) est cruciale, car elle permet d’aborder de manière proactive les impacts du projet sur les personnes et les processus.

La collaboration avec d’autres rôles clés, comme le PMO (Project Management Office) est important, car il peut alléger la charge en s’occupant du pilotage financier, tandis que le consultant en conduite du changement se concentre sur l’analyse d’impacts et l’accompagnement des utilisateurs.

Ces interactions soulignent la nature multidimensionnelle du rôle de chef de projet, qui, bien que complet et exigeant, peut être facilité par une collaboration efficace et une répartition claire des responsabilités.