Les principales différences entre gestion du projet et gestion du changement
Le monde du travail est en constante évolution grâce aux avancées technologiques, à l’intelligence artificielle et aux nouvelles formes de travail. La capacité à naviguer et à gérer efficacement le projet et le changement est devenue une compétence clé pour les organisations et les managers.
Cependant, il existe souvent une confusion entre ces deux notions fondamentales : la gestion de projet et la gestion du changement.
Dans cet article, je vais détailler les principales différences entre la gestion de projet et la gestion du changement pour qu’il n’y ait plus de confusion dans votre esprit.
Pourquoi c’est important
La gestion de projet et la gestion du changement sont deux choses très différentes.
J’ai souvent entendu cette confusion entre gestion de projet et gestion du changement. Et il m’est arrivé maintes fois de voir que le chef de projet ait un rôle de gestion du changement.
Or, ce sont des rôles bien distincts et des métiers distincts.
Gestion de projet et gestion du changement sont deux disciplines différentes.
Dans une vidéo sur le sujet, un enseignant faisait une métaphore intéressante pour distinguer les deux disciplines :
La gestion du projet, c’est faire en sorte que l‘on fabrique un bateau dans les temps, en respectant le budget et en prenant garde aux coûts.
Tandis que la gestion du changement, c’est faire en sorte que l’équipe veuille monter dans le bateau. C’est l’embarquement de l’équipage.
Pas mal comme métaphore, non ? 😁
Quelles sont les spécificités du projet et du changement ?
La gestion de projet
La gestion de projet est réalisée par le chef de projet. Il incarne le projet et est le carrefour entre tous les acteurs du projet.
La gestion de projet couvre la dimension technique. C’est-à-dire que cette discipline se focalise sur les éléments techniques du projet : chemin critique, dépendances entre les tâches, suivi des coûts et reporting financier, définition des processus de validation.
La gestion de projet englobe :
- Le lancement du projet (kickoff)
- la planification
- L’exécution
- l’affectation des ressources
- le monitoring / le contrôle avec nos bien aimées feuilles de temps (CRA: Compte Rendu d’Activité)
- Lancement : Go / No Go
- La clôture du projet
Pour mettre en œuvre et coordonner l’ensemble des actions de chefferie de projet, le chef de projet a recours à des méthodologies de gestion de projet.
Ces méthodologies constituent une trame pour naviguer à travers les complexités inhérentes à chaque projet.
La gestion de projet fait collaborer étroitement des personnes avec des rôles complémentaires, tels que :
- le PMO pour le suivi et le reporting financier
- les sponsors du projet
- les référents fonctionnels
- les représentants métiers
- des consultants en conduite du changement
L’équipe constituée autour de la gestion de projet varie selon le type de projet : informatique, organisationnelle, industrielle, santé.
Si je devais résumer la gestion de projet, cela serait :
- Désigner une solution
- La développer avec une équipe
- La délivrer
La gestion du changement
Quant à la gestion du changement, elle revêt une dimension humaine. Le focus est sur les éléments humains qui font partie du projet.
Ces éléments humains sont aussi bien les acteurs du projet que les personnes impactées. Cet ensemble se nomme les parties prenantes.
La gestion du changement complète la gestion de projet dès lors qu’il y a des personnes qui sont impactées. En effet, chacun vit différemment le changement et il impacte différentes parties de l’entreprise.
On peut d’ailleurs utiliser le terme conduite du changement ou encore d’accompagnement au changement. Ces termes sont proches (mais si les puristes font la distinction entre conduire & accompagner).
Le terme « change management » est le plus utilisé, car il facilite la verbalisation de la profession.
Le change manager est la personne qui a le rôle tandis que le change management est le nom donné à la discipline.
Tout comme la gestion de projet, la gestion du changement (ou change management) a des méthodologies qui servent de référence à la profession. Je peux vous citer 3 certifications change par ordre d’importance, la première de la liste étant la plus importante :
Si je devais résumer la gestion de changement, cela serait :
- Analyser les impacts du changement
- Créer une stratégie d’accompagnement au changement
- Agir sur le terrain !
Comment concrètement différencier les livrables entre le projet et la gestion du changement
Vous l’avez maintenant compris, la gestion de projet et la gestion du changement sont deux disciplines différentes.
Je vais maintenant vous présenter les livrables clés de chaque discipline.
Les livrables de gestion de projet
Voici cinq livrables clés de la gestion de projet. Ce n’est pas une liste exhaustive, j’ai tenté de vous résumer les principaux livrables.
Cahier des charges
C’est le document fondamental ! C’est la base de tout ! C’est le livre de la loi ! C’est lui qui définit en détail les objectifs, les besoins, les spécifications, et les contraintes du projet.
Il sert de référence tout au long du projet pour s’assurer que les attentes de toutes les parties prenantes sont clairement comprises et respectées. Le cahier des charges inclut souvent des informations sur le périmètre du projet, les livrables attendus, les critères de succès du projet, ainsi que le budget et les délais.
Planning
Ce livrable (essentiel également) détaille le calendrier du projet, les jalons clés et les tâches nécessaires pour mener à bien le projet.
Le planning permet de visualiser
- la séquence des tâches
- leur durée
- les dépendances entre elles
- les ressources qui sont en charge
Le planning est crucial pour le suivi des étapes, respecter les délais et il donne une vision plus concrète sur ce qui a été fait et ce qui est à faire.
Registre des parties prenantes
Généralement sous un format Excel, ce livrable répertorie toutes les parties prenantes du projet.
Y sont répertoriées également des informations sur leurs intérêts, leur influence, leur niveau d’engagement et leur impact potentiel sur le projet.
Ce registre aide à identifier les acteurs et sponsors clés du projet. Il facilite également les stratégies de communication en s’assurant que les besoins et les préoccupations des parties prenantes sont pris en compte.
Matrice RACI
Le livrable est un outil de gestion qui clarifie les rôles et les responsabilités de chaque personne qui est investie dans le projet. RACI est un acronyme.
- Responsible (responsable de l’exécution de la tâche)
- Accountable (responsable ultime et approbateur)
- Consulted (ceux dont l’avis est sollicité)
- Informed (ceux qui doivent être tenus informés)
La matrice RACI assure que chacun sait ce qu’on attend de lui, ce qui réduit les confusions dans l’exécution et la coordination des tâches.
Plan de gestion des risques
Pour terminer, ce plan identifie les risques potentiels du projet avec leur probabilité et leur impact. À partir de ces risques, des stratégies sont identifiées pour les atténuer ou les gérer.
Le plan de gestion des risques est important pour anticiper les obstacles et préparer des réponses avant que les problèmes apparaissent.
Les livrables de conduite du changement
Les livrables de change management sont moins connus du grand public et pourtant ils ont une très grande importance ! Chaque livrable adresse un des piliers principaux du change management.
Change Assessment (Pourquoi ce changement)
Ce premier livrable est … le premier a écrire par un change manager 😁
Je m’explique. Ce livrable permet de définir exactement pourquoi le projet existe ? Quels sont les avantages ? Les inconvénients ? Qui est impacté ? Quelles sont les conditions de succès ?
Le change assessment explique pourquoi le changement est nécessaire et quelles sont les motivations sous-jacentes, qu’elles soient stratégiques, opérationnelles, technologiques ou réglementaires.
Le change assessment aide à aligner les parties prenantes autour d’une vision et d’objectifs communs. Il verbalise concrètement à quoi le changement va ressembler.
L’analyse d’impact
L’analyse d’impact ou CIA (Change Impact Analysis) évalue les conséquences potentielles du changement sur l’organisation, les processus, les systèmes et les personnes.
En gros, c’est une analyse qui identifie comment c’était avant et comment c’est après. Elle permet de prévoir les résistances potentielles et de planifier des actions spécifiques pour les adresser. Ce sont les actions d’atténuation.
Plan de Communication
Le plan de communication est un document stratégique qui définit comment les informations relatives au changement seront communiquées aux parties prenantes.
Il précise les messages clés, les canaux de communication (email, webinar etc) et le moment de l’envoi de l’information.
Plan de Formation
C’est un de mes livrables préférés ! Ce plan détaille les besoins en formation et comment on y répond, notamment selon :
- les groupes métiers des utilisateurs
- les différents niveaux des utilisateurs
- les cas d’usage identifiés
- les durées des formations
- les grandes parties des formations
- les véhicules pédagogiques : présentiel, MOOC, webinaire, tutoriels vidéos, distanciel, …
Le plan de formation aide à visualiser comment les utilisateurs vont acquérir les compétences leur permettant d’évoluer dans leur nouvel environnement
Plan d’Accompagnement (avec les communautés)
Le plan d’accompagnement vise à soutenir les employés tout au long du processus de changement, en mettant en place des structures de soutien, telles que des communautés de pratique, des groupes de soutien ou des réseaux de change agents. Ces communautés offrent un espace pour faire remonter des retours terrain, partager des expériences, demander de l’aide, diffuser des informations. Je crois profondément que les communautés sont un soutien essentiel au changement à partir du moment où elles sont bien animées et durent dans le temps.
Conclusion
Comprendre la distinction entre la gestion de projet et la gestion du changement est essentiel pour toute organisation qui cherche à se transformer et à évoluer dans le paysage professionnel complexe dans lequel nous vivons.
La gestion de projet se concentre sur le « quoi » et le « comment » des initiatives – la création du bateau et sa mise à l’eau en respectant les délais, le budget, et les spécifications techniques.
La gestion du changement s’attache au « qui » et au « pourquoi« , veillant à ce que l’équipage soit prêt et désireux d’embarquer.
Les deux disciplines ont leurs livrables et leurs méthodologies spécifiques. Elles sont complémentaires et indispensables pour réussir les projets de transformation des entreprises.
En synthèse, pour celles et ceux qui veulent le résumé de l’article 😊
Quelle est la principale différence entre gestion de projet et gestion du changement ?
La gestion de projet se concentre sur les aspects techniques (le « quoi » et le « comment ») : planning, budget, livrables.
La gestion du changement se focalise sur les aspects humains (le « qui » et le « pourquoi ») : accompagnement, formation, communication.
Pour reprendre la métaphore du bateau : le projet construit le bateau, le changement fait monter l’équipage à bord.
Quels sont les principaux livrables de chaque discipline ?
Gestion de projet :
– Cahier des charges
– Planning
– Matrice RACI
– Plan de gestion des risques
Gestion du changement :
– Change Assessment
– Analyse d’impacts
– Plan de communication
– Plan de formation
– Plan d’accompagnement
Quelles sont les certifications de référence en gestion du changement ?
Les trois principales certifications sont, par ordre d’importance :
– Prosci (référence mondiale)
– APMG Change Management
– ESSEC
Peut-on confier la gestion du changement au chef de projet ?
Non, ce sont deux métiers distincts nécessitant des compétences différentes. Le chef de projet gère les aspects techniques tandis que le change manager se concentre sur la dimension humaine. Les deux rôles sont complémentaires mais ne doivent pas être confondus.
Pourquoi a-t-on besoin des deux disciplines ?
Les statistiques montrent que 70% des projets échouent non pas pour des raisons techniques, mais à cause de facteurs humains (source McKinsey). Avoir les deux expertises permet d’assurer à la fois la réussite technique du projet et son adoption par les utilisateurs.
