Comment créer un réseau d’agent du changement efficace pour transformer votre organisation

Ce qui fait la différence entre un projet de transformation qui s’enlise et un qui décolle vraiment ce n’est pas le budget (même si ça aide 😅), ni même la stratégie. C’est la présence d’un réseau d’agent du changement bien structuré sur le terrain.

Ces personnes sont vos yeux, vos oreilles et vos mains dans l’organisation.

Après avoir mis en place des réseaux d’agent du changement dans plusieurs entreprises, j’ai compris une chose : sans eux, vous pilotez à l’aveugle. Avec eux, vous démultipliez votre impact et transformez les résistances en opportunités.

Alors, comment identifier les bonnes personnes et créer ce réseau qui fait toute la différence ? C’est exactement ce que je vous explique dans cet article.

Qu’est-ce qu’un agent du changement et quels sont ses rôles ?

Définition

Les rôles de l’agent du changement

Il assure plusieurs rôles :

• il est référent de la méthode interne d’accompagnement au changement et facilite sa mise en oeuvre.
• il conseille les équipes projet.
• il est un relais d’information entre les référents Change de l’organisation et les équipes.
• il fait partie du réseau du changement de l’organisation.

En bref, l’agent du changement joue le rôle de diffuseur du changement.

Il est en quelque sorte le bras droit du change manager que l’on appelle également le gestionnaire du changement.

Le réseau du changement

On dirait le nom d’une association ou même d’un cercle initiatique (comme les francs-maçons 😂).

Rassurez-vous, c’est un réseau qui n’a rien de secret.

Le réseau du changement est un réseau constitué de personnes disséminées dans l’entreprise et dont les membres ont la charge de faciliter les changements dans l’ensemble de l’organisation.

Ce réseau est aussi bien un canal de diffusion des actions, qu’une source d’information sur l’ensemble des changements. C’est « l’assemblée » des responsables de l’accompagnement au changement.

Ce réseau est transversal aux équipes et n’est pas propre à un service ou un département.

Et pourquoi pas les managers ?

En lisant la présentation de l’agent et du réseau du changement, on peut naturellement penser aux managers.

En effet, ces derniers apportent une aide naturelle au changement, car ils sont des relais opérationnels. Ils sont également des co-constructeurs du changement, puisqu’ils ont en charge de le décliner au quotidien auprès de leurs équipes.

Toutefois, je vous déconseille d’inclure les managers dans votre réseau du changement car ils ont trop de rôles, trop de casquettes. Ils seront, je pense, ravis d’en faire partie. Mais concrètement, ils n’auront pas le temps de pleinement remplir ce rôle.

Ayez plutôt recours aux managers pour diffuser et appuyer vos messages. De par leur position hiérarchique, leur légitimité et leurs fonctions, ils jouissent d’une écoute plus importante de leurs équipes.

En somme (j’insiste parce que c’est important) les managers peuvent être de très bons leviers du changement, mais pas de bons agents. Ils sont à cibler pour des actions de lobbying et de communication.

Pourquoi les agents du changement sont importants

Le plan Vs le terrain

Le changement se réfléchit avec des analyses d’impacts, des stratégies et des plans d’accompagnement et conduite du changement.

Par contre, le changement se construit et réalise sur le terrain.

Le réseau d’agent du changement permet de couvrir toute l’entreprise (c’est l’ambition) et d’avoir une légitimité comme les agents viennent du terrain.

C’est pourquoi je vous recommande d’identifier des acteurs internes (comme agent du changement) qui connaissent les réalités du terrain et la culture de l’organisation.

Faciliter le changement

L’accompagnement et la conduite du changement sont basés sur 4 axes :

1. l’information
2. la compréhension
3. l’adhésion
4. la participation

L’identification d’agents du changement permet de cibler ces objectifs.

Ils sont extrêmement utiles dans le cadre de projet de transformation.

Ils permettent de faire remonter des informations (directement du terrain) ainsi que le ressenti des personnes impactées par le changement, ces ressentis que l’on n’entend que dans les couloirs ou devant la machine à café.

Grâce à ces remontées, vous identifierez les lieux/messages de résistance et vous aurez un discours mieux construit avec le retour du terrain.

Des actions adaptées et proches

Une des grandes qualités d’un agent du changement réside dans l’adaptation de ses actions d’accompagnement au contexte métier.

Par exemple, si on me demande d’accompagner des équipes de maintenance ferroviaire, des chefs de chantier pour la construction d’un nouveau hub logistique ou encore des responsables cuves dans les centrales nucléaires, je ne sais pas du tout quelles actions seront adaptées pour ces populations très spécifiques.

Par contre, un agent du changement qui est proche du métier, lui, il saura quelles actions seront adaptées.

La proximité avec les personnes directement impactées par le changement est un facteur clé de réussite. Le réseau du changement permet de s’assurer que les messages et actions menés sont correctement mis en œuvre sur le terrain sans détournement ni oubli.

Comment identifier un agent du changement en 4 étapes

En lisant le titre de cette partie de l’article, j’ai vraiment l’impression de parler d’un agent espion 🕵️

C’est bien de vouloir un réseau, c’est encore mieux d’incorporer les bonnes personnes dedans. Je vous partage ici des pistes pour identifier les bons agents du changement.

Étape 1 : cartographier les populations et les impacts

La première étape est tout d’abord de définir la zone de recherche.

Pour cela, servez-vous de la cartographie des groupes impactés par le changement. Cette cartographie doit expliquer également les différents types d’impacts (humains et organisationnels) qui les concernent en termes de changement d’outils, de fonctionnalités, d’organisation, de fonctionnements, de processus, de compétences, de culture, de gestion de la donnée.

Étape 2 : Identifier les bonnes personnes

Maintenant que vous savez où chercher, questionner les directeurs et managers de ces groupes métiers.

Voici les questions types à leur poser :

• Quels sont les grands projets qui ont concerné ces métiers les 5 à 10 dernières années ?
• Quels métiers ont été le plus proactifs pour faire avancer ces projets ?
• Qui sont les personnes en particulier qui ont facilité ces projets ? Qui ont accompagné les équipes ? Qui ont été des leaders naturels pour faire avancer le projet ?

Vous devriez avoir quelques noms qui sont suggérés.

Faites de même pour l’ensemble des groupes métiers. L’idée est que plusieurs personnes soient identifiées par groupe métier.

Pour le moment, n’en parlez pas à ces personnes. Vous comprendrez ensuite pourquoi 😉

Vous avez entre les mains (c’est une façon de parler) vos futurs agents du changement !

Étape 3 : Consolider les informations

Vous avez maintenant une cartographie des impacts et des populations impactées, ainsi qu’une liste de personnes par population impactée.

Dès lors, vous pouvez croiser ces informations en un tableau des acteurs clés. Cela vous permettra de réaliser qui sont les personnes clés par rapport aux impacts les plus importants.

Plus l’impact est important et plus il faudra faire un accompagnement de proximité avec les personnes clés.

Dans ce tableau vous enregistrez le nom, prénom, email, rôle, site, les réseaux dans lesquels ils participent.

Étape 4 : Valider l’intérêt

C’est à partir de maintenant que vous allez confirmer avec chaque personne identifiée qu’elle souhaite avoir le rôle d’agent du changement.

La bonne pratique est que le manager vous introduise auprès de la personne et qu’ensemble (tous les 3) vous en parliez formellement.

Il s’agit d’expliquer le projet en cours, pourquoi il est important pour l’entreprise, les impacts et les groupes métiers impactés par ce changement. Et ensuite vous expliquez que le manager (ici présent) l’a identifié comme pouvant faciliter le changement.

Vous pouvez lui présenter la fiche de poste (à télécharger ci-dessous) pour lui montrer le cadre d’intervention.

Confirmer avec lui son intérêt à ce qu’il puisse réaliser des actions de partage d’informations et d’accompagnement auprès de l’équipe. Laissez-lui un temps de réflexion de quelques jours et ensuite recontactez-le pour valider sa participation en mettant son manager en copie.

Et voilà !

C’est certes long, c’est fastidieux, n’empêche que ces personnes vont grandement faciliter la communication et l’impact de vos actions sur le projet. Ils seront vos yeux, vos oreilles et vos mains !

Les bonnes pratiques pour animer le réseau d’agent du changement

Je vous le dis tout de suite, si vous n’animez pas le réseau d’agents du changement, ces derniers oublieront rapidement leur rôle.

Pour bien l’animer, voici quelques bonnes pratiques

Tout d’abord, il faut une structure

Le réseau doit être structuré.

C’est à dire qu’il doit avoir :

• une durée
• une fréquence d’animation (hebdo, mensuel ou trimestriel)
• une régularité de planification : systématiquement un vendredi par mois, de 11h à 12h.

Contenu

Le contenu doit également être structuré (tout en réservant des surprises dans l’animation) : par exemple une structure en 3 parties avec
Partie 1 : les actualités
Partie 2 : REX d’un agent du changement
Partie 3 : Sujet libre

Ensuite, créez une dynamique d’animation

La règle que je me définis pour les animations est que le but est que ce soit les autres qui parlent, pas vous !

Votre rôle est d’animer le réseau, de trouver les bons sujets, de mettre en avant les expériences et les bonnes pratiques des agents du changement. Mais ce sont eux qui doivent être mis sur le devant de la scène.

Ainsi, vous donnerez un statut valorisant aux membres du réseau, puisqu’ils se sentiront au centre de la scène.

Profitez-en également pour leur donner la primeur des informations du projet afin qu’ils puissent les diffuser auprès de leurs collègues. Cela renforcera d’autant leur légitimité.

Produisez du contenu pour les aider

Les agents du changement ont besoin de faire connaître leur rôle et ils ont besoin de contenu de vulgarisation, de communication.

C’est donc à vous de fournir à vos relais/Agents du changement des matériaux directement utilisables.

Les bénéfices d’un tel réseau sont énormes.

Vous les accompagnez dans le développement de leur posture et de leurs compétences en tant qu’agent du changement.

Et grâce à vos actions, vous démultiplieriez votre accompagnement au changement grâce à tous vos agents qui diffuseront les bonnes pratiques tout en vous faisant remonter les informations du terrain.

Les erreurs à éviter avec les agents du changement

Voici un partage des erreurs que j’ai pu faire ou que l’on m’a partagées en créant un réseau d’agents/relais du changement.

Mauvais casting

C’est l’erreur qui me vient en premier à l’esprit.

Vous avez choisi des personnes renfermées sur elles mêmes, peu pédagogues, qui se plaignent et ne proposent pas de solution.

Ce ne sont pas les bonnes personnes.

Pas dispo

Parfois, il y a des « cumulators« , c’est à dire des personnes qui aiment bien avoir plein de casquettes, être dans tous les projets de l’entreprise. Et elles seront les premières à lever la main pour vous aider.

Mais généralement ces personnes, malgré leur enthousiasme, ne pourront pas vous aider dans la durée.

Bref, choisissez des personnes qui auront la disponibilité.

Le nouveau

Évitez de choisir un nouvel arrivant. Il n’aura ni la crédibilité, ni la connaissance, ni le réseau suffisant pour assurer le rôle d’agent du changement.

Être trop sélectif

Si vous avez des critères trop élevés, vous risquez de ne pas avoir grand monde pour vous aider

Être trop peu sélectif

Et le contraire est aussi vrai. Si chaque premier venu peut être agent du changement, vous diluerez le rôle dans la masse.

Négliger la structuration

Il faut que le réseau soit structuré avec une fréquence, une dynamique, une fiche de rôle précise, sinon, les participants auront l’impression de perdre leur temps.

Ne pas cadrer le rôle d’agent

Les tâches attribuées aux agents du changement (relais, remontée d’information, actions d’accompagnement) doivent être claires.

Ignorer la hiérarchie directe

Veillez à solliciter la validation du manager. Le rôle doit être officiel, le manager doit accepter cette charge supplémentaire pour la personne de son équipe.

Bon, on récapitule : un agent du changement, ce n’est pas un manager (il a déjà trop de casquettes), ce n’est pas non plus le nouveau de l’équipe (il n’a pas la légitimité). C’est quelqu’un d’ancré dans le terrain, reconnu par ses pairs, et motivé pour faire bouger les lignes. Si vous suivez les 4 étapes que je vous ai partagées et que vous évitez les erreurs classiques, vous aurez un réseau qui transformera vraiment votre organisation.