Comment (très) rapidement monter en compétences sur un programme de transformation

Vous débarquez sur un programme de transformation et vous devez être rapidement opérationnel : c’est chaud les marrons. Entre comprendre le programme, son origine, se repérer avec les acronymes à retenir, les jeux politiques à décoder, vous avez du pain sur la planche.

À force de faire des missions dans différents programmes, je vous propose de vous donner des points de repère, 7 étapes exactement et cela va vous demander environ 3 semaines afin que vous sachiez où vous mettez les pieds.

Ah, et petit conseil : méfiez-vous des présentations PowerPoint qui résument le programme, car souvent, la vraie information est ailleurs.

Comprendre l’ADN du programme de transformation

Origine et contexte

Vous venez d’arriver dans un programme d’une organisation.

Voici des questions à poser :

• Qui a initié ce programme de transformation et pourquoi maintenant ?
• Est-ce une initiative du CEO/PDG suite à un audit stratégique ou une réponse à une crise ?

Creusez également pour savoir si des tentatives précédentes ont échoué. Si c’est la 3ème fois tentative d’un programme de transformation, vous comprendrez mieux certaines résistances.

Quelles sont la nature et la portée du programme

Les programmes de transformation adressent des changements différents.

Est-ce une transformation technologique, organisationnelle, culturelle ou un mix des trois ?
Quelle est la chaîne de valeur impactée ?
Quels sont lessites impactés ?
Quels sont les groupes métier impactés ?

Plus vous comprendrez l’étendue des impacts, mieux vous pourrez anticiper les points de friction et les résistances au changement.

Vérifier l’alignement stratégique

L’entreprise a un axe de développement, une vocation, une vision.

Assurez-vous de comprendre la jonction entre la vision de l’entreprise et les enjeux du programme.

Vous pouvez aussi comprendre comment le programme de transformation s’inscrit dans la vision à 3-5 ans de l’organisation.

En quoi est-ce que le programme est au service de l’entreprise ?

Maîtriser la gouvernance et les circuits de décision

Selon les organisations, selon les cultures et les programmes, les modes de décision peuvent être différents. Et comme vous allez entrer dans un « système » c’est à dire une organisation déjà en place, c’est important de comprendre comment est organisé ce système de programme.

Comitologie

COPIL, CODIR, COMEX, COSUI, COTEC, COSEC, COQUAL C’est très facile de s’y perdre.

Qui décide vraiment ?

À quelle fréquence ?

Un programme de transformation a souvent une gouvernance complexe avec plusieurs niveaux de validation et aussi des thèmes différents selon les comités.

À vous d’identifier dans quel comité et qui exactement va prendre les décisions qui vous intéressent.

Sources, canaux et flux d’informations

Teams, Slack, SharePoint, emails… Où circule la vraie information ?

Certains programmes de transformation ont des canaux officiels et des canaux officieux. Les deux sont importants.

Demandez à avoir accès aux espaces collaboratifs et observez où les discussions importantes ont lieu.

Cartographier l’écosystème d’acteurs

Il est maintenant temps d’aller comprendre qui « peuple » le programme.

Les sponsors et décideurs

Qui porte le programme de transformation ? Qui en est le sponsor ? Qui est le directeur du programme ?

Qui le finance ?

Ces sponsors seront des alliés précieux et ils peuvent être également des obstacles s’ils ne sont pas convaincus par votre rôle.

Les experts et acteurs projet

Dans chaque programme et projet, il y a de la technicité.

Cela peut être différentes technicités :

• des outils industriels
• des processus
• des outils informatiques
• des méthodologies métier
• des textes réglementaires, de lois

Cette technicité est « incarnée » par des experts, des référents métier et des acteurs projet.

Les populations impactées

Chaque programme a pour but d’avoir un impact et, dans la plupart des cas, il y a aussi un impact humain.

D’où le questionnement suivant :

Qui sera touché par le programme de transformation ?

Où sont-ils situés ?

Est-ce que nos clients, fournisseurs ou partenaires seront aussi impactés par ce programme ?

Cette cartographie sera une très bonne base de travail pour réaliser ensuite une analyse d’impacts si vous avez une mission d’accompagnement au changement.

S’immerger dans la réalité: l’appel du terrain

Le terrain a raison.

C’est sur le terrain que presque tout se joue. Chaque terrain est différent selon les enjeux du programme. Ce terrain peut être un terrain industriel, un terrain dans des bureaux, un terrain sur des chantiers.

En tout cas, quel que soit le terrain, c’est là que se trouve la réalité. C’est le cœur du programme.

Faire des observations terrain

Ne vous contentez pas des présentations PowerPoint, de « on dit que … « .

Allez voir comment les équipes travaillent vraiment aujourd’hui.

Une journée d’immersion vaut 10 réunions de cadrage. Vous comprendrez les vraies contraintes, celles qu’on n’ose pas dire en COPIL.

Vous verrez, entendrez et ressentirez la réalité.

Écouter les « bruits de couloir »

Mis à part le terrain, il y a aussi ce que l’on entend.

Ce que l’on entend en dehors des réunions officielles. C’est à dire ce qui est dit dans les déjeuners, à la machine à café, aux pauses cigarette.

C’est là également que vous entendrez ce que les gens pensent vraiment du programme de transformation.

Maîtriser les fondamentaux

Tous les programmes ont les mêmes fondamentaux : feuille de route, rythme projet, tableau de bord et livrables clés.

Ce sont des points de repère qui vous seront très utiles.

La vue d’ensemble du programme

Questionnez tout l’ensemble des acteurs majeurs du programme (responsable de programme, PMO, sponsor) sur le livrable qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble du programme : projet par projet afin les responsables projet associé.

La feuille de route et les jalons

Ensuite, essayez de dégoter la roadmap détaillée du programme de transformation. Projet par projet, jalon par jalon.

Comprenez les dépendances entre les chantiers.

Et surtout, identifiez la méthodologie projet du programme. Voici des méthodologies projet courantes :

• PMI
• Prince 2
• Agile et Agile à grande échelle avec SAFe
• Lean / Kanban

Le tableau de bord programme

Il y a un bien un livrable sur lequel se trouve un état de santé de chaque projet, les KPI, indicateurs d’avancement, budget consommé

Un bon tableau de bord vous donne le pouls du programme de transformation en un coup d’œil.

Les livrables clés

Où sont stockés les documents structurants, comme un rapport d’audit, les business case, études d’impact, cahiers des charges

Immergez vous dans ces livrables pour comprendre la profondeur du travail déjà réalisé.

Décoder la culture du programme

Bien que les fondamentaux soient communs entre les programmes, la culture, elle, diffère.

C’est un peu comme une voiture, les fondamentaux sont les mêmes (des roues, une carrosserie, un stockage d’énergie, un système de direction, un moteur …) néanmoins, chaque constructeur créé des voitures différentes.

Idem pour un programme.

Le vocabulaire et les acronymes

Chaque programme de transformation développe son propre jargon.

Il y a un jargon métier et un jargon projet. Vous devez les connaître tous les deux.

J’ai deux astuces pour vous faire gagner du temps :

• 1ère astuce : demander (à tout le monde) si un glossaire existe
• 2ième astuce : à chaque réunion, au début, dites que vous venez d’arriver sur le programme et dites aux personnes de bien expliquer chaque acronyme ou jargon.

Plus vite vous parlerez la même langue, plus vite vous serez intégré.

Les rituels et événements

Y a-t-il des séminaires programme ?

Des points hebdomadaires ?

Des demos mensuelles ?

Ces rituels sont l’âme du programme, en y participant, vous comprendrez la dynamique et vous ressentirez et verrez les tensions, les enjeux et aussi les liens entre les acteurs du programme.

Les connexions avec d’autres programmes

Le programme de transformation n’existe pas dans une bulle, il n’est pas isolé du reste des programmes de l’organisation.

Quels sont les autres programmes du groupe ? Quelle est la hiérarchie de priorité des programmes ? Les synergies ? Les dépendances ? Les conflits potentiels ? Qui arbitre ?

Clarifier votre positionnement

Maintenant que vous connaissez votre environnement de travail, dont vous comprenez le programme dans lequel vous allez jouer. Il s’agit d’expliquer le rôle que vous allez jouer.

Présenter votre mandat

Dès vos premiers échanges, dès vos premiers jours et semaines, clarifiez votre rôle auprès des personnes avec qui vous échangez.

Qu’attendez-vous d’eux ?

Qu’est-ce qu’ils peuvent attendre de vous ?

Quand ?

Le mieux serait que le sponsor ou le responsable du programme communique officiellement afin de vous faire entrer « par la grande porte ».

Comprendre les jeux de pouvoir

Tout programme de transformation a ses enjeux politiques.

Le programme est porté par certains membres du comité de direction, d’autres sont neutres
vis-à-vis du programme et d’autres encore y sont hostiles parce qu’il vient marcher sur la platebande.

Qui est allié avec qui ?

Quelles sont les guerres de territoire ?

Qui vous aidera au mieux pour votre rôle ?

Le secret pour bien vous immerger dans un programme de transfo n’est pas d’attendre d’avoir tout compris pour commencer à contribuer. Posez des questions, même « bêtes », immergez-vous sur le terrain, et surtout, connectez-vous aux bonnes personnes.

Maintenant, avec ces 7 étapes, vous avez maintenant des points de repère qui, je l’espère, vous aideront. Est-ce que ce sera facile ? Non. Est-ce que vous allez galérer ? Un peu, c’est normal. Mais au moins, vous avancerez intelligemment et vous gagnerez un temps précieux.