Réussir l’onboarding de sa mission

Après avoir travaillé dans quinze entreprises différentes (pour le moment), j’ai enfin compris que l’onboarding d’une mission n’est pas qu’une simple formalité administrative. C’est le moment où tout se joue, où votre crédibilité se construit, où votre valeur ajoutée commence à se révéler.

Dans cet article, je vous montre ma méthode pour bien commencer une mission. Elle peut être utile autant aux externes qu’aux internes.

Pourquoi c’est important de réussir l’onboarding d’une mission

Définissons d’abord le terme « onboarding »

L’onboarding est le processus d’intégration des nouveaux employés (internes et externes) dans une entreprise, de leur embauche à leur prise de poste définitive.

Quelques exemples :
– Un nouveau salarié (CDI ou CDD) prend ses fonctions.
– Un stagiaire rejoint pendant quelques semaines l’entreprise.
– Un prestataire externe vient remplir une mission pendant quelques mois dans l’organisation.

Vous allez rassurer la personne qui vous a recruté

En réussissant votre onboarding, vous rassurerez la personne qui vous a recruté. Il se dit intérieurement « J’ai fait le bon choix« .

Votre employeur vous a recruté pour vos compétences, parce qu’il vous sentait dans le poste, parce qu’il vous projette dans la mission qu’il vous confie.

Donc, en réussissant ces premiers temps dans votre poste, vous conforterez votre responsable dans son choix ! Et c’est un avantage pour vous.

Vous faites « chauffer le moteur »

Si vous ne vous préparez pas votre onboarding de mission, c’est un peu comme si vous commenciez une course à pied sans vous échauffer.

Et bien, l’onboarding c’est votre échauffement, vous préparez vos muscles (cérébraux) à une période intense de prise de poste.

Devenir opérationnel rapidement

Je rejoins le point précédent en allant plus loin, plus vous préparez votre onboarding et plus rapidement vous deviendrez opérationnel dans votre poste.

Certes, votre employeur est là pour vous aider à devenir autonome rapidement par contre son rôle n’est pas non plus de faire du babysitting.

Éviter le syndrome de l’imposteur

Ce syndrome est essentiellement un conflit entre la perception que l’on se fait des autres et la façon dont on se perçoit soi-même (source de la définition).

Et ce qu’il y a de formidable, c’est qu’en préparant au mieux votre début de mission et onboarding, vous diminuerez fortement vos risques de développer ce syndrome parce que vous vous serez préparé, vous aurez anticipé !

Je vous explique dans la suite de l’article tous mes conseils pour réussir au mieux votre onboarding et votre mission, rassurez-vous 😉.

Rapidement comprendre les enjeux et le contexte

Je me répète, mais c’est important.

En préparant votre arrivée et vos premières semaines, vous comprendrez bien plus rapidement les enjeux et le contexte de votre mission.

Vous aurez lu les dernières actualités de l’entreprise, vous aurez relu votre fiche de poste, vous vous serez créé une liste de personnes à rencontrer ainsi qu’une trame de questions à poser.

Bref, votre cerveau sera « cablé » sur la mission !

Que faire avant de commencer votre mission et onboarding

Se renseigner sur l’organisation dans laquelle vous allez travailler

Vous allez travailler dans une nouvelle organisation. Peut être que vous connaissez déjà le secteur, peut être pas.

Une série de questions

Voici une série de questions que j’aime me poser avant de commencer la mission afin d’entrer dans la réalité de l’organisation dans laquelle je vais travailler:

• Quand est-ce que l’entreprise est née ?
• Qui sont ses créateurs ?
• Quelles sont ses valeurs ?
• Quelle est l’actualité récente de l’entreprise ? Je regarde par exemple sur Google News ou sinon directement sur le site web de l’entreprise.

Si vous utilisez l’IA, voici un prompt qui peut vous aider

Je vais commencer une nouvelle mission chez [NOM DE L'ENTREPRISE] et j'ai besoin de comprendre rapidement le contexte de cette organisation.

Peux-tu m'aider à trouver et synthétiser les informations suivantes :

1. Histoire et origines
Quand l'entreprise a-t-elle été créée ?
Qui sont les fondateurs/créateurs ?
Quels ont été les moments clés de son développement ?

2. Identité et culture
Quelles sont les valeurs officielles de l'entreprise ?
Quelle est sa mission/vision déclarée ?
Comment se positionne-t-elle sur son marché ?

3. Actualité récente
Quels sont les événements marquants des 6 derniers mois ?
Y a-t-il eu des annonces importantes (nouveaux produits, nominations, résultats financiers) ?
Quels sont les projets ou transformations en cours mentionnés publiquement ?

Sources à consulter :
Site web officiel de l'entreprise (section "À propos", "Actualités", "Presse")
Recherche Google News sur les 3-6 derniers mois
Page LinkedIn de l'entreprise
Derniers rapports annuels si disponibles

Merci de me présenter ces informations de manière concise et factuelle pour que je puisse rapidement comprendre dans quel contexte je vais évoluer

Culture d’entreprise

Je me renseigne également sur la culture du secteur de l’entreprise : quelle est la culture du secteur financier, la culture du secteur de l’automobile, la culture industrielle.

Et je me renseigne également sur les mots et acronymes les plus utilisés dans le secteur.

Regarder des vidéos

Ensuite je vais consulter le 2ième moteur de recherche le plus populaire : YouTube (et oui !). Et je regarde quelques vidéos soit sur l’entreprise (interviews, présentation de l’entreprise), soit des reportages sur le secteur.

Le papotage /réseautage

Pour clore, la préparation de l’onboarding de ma mission, je partage à tous mes amis et à toute ma famille mon nouveau poste.

L’intérêt est triple : donner des nouvelles à ses proches, récolter l’avis des personnes sur cette organisation si elle est assez connue et aussi identifier des possibles proches qui travaillent ou qui connaissent quelqu’un qui travaille dans cette organisation.

Vous serez parfois surpris de savoir qu’un de vos lointains cousins y travaille aussi !

Revoir les méthodologies de votre coeur de métier

Je vais faire plus court pour cette partie.

Quel que soit votre corps de métier (chef de projet, développeur, change manager, business analyst …) il y a forcément des méthodologies qui sont propres à votre métier.

L’idée est de vous rafraîchir la mémoire sur ces méthodologies avant de commencer votre mission, soit en relisant vos manuels de cours, voir des vidéos ou relire des supports écrits.

Penser à la logistique

Parlons concret.

Je vous incite à anticiper votre arrivée de manière très concrète et pratique :

• Quelle est l’adresse exacte et comment y accéder
• À quelle heure arriver
• Le numéro à joindre si vous ne trouvez pas les locaux
• Que faut-il apporter : pièce d’identité, permis de conduire
• Un déjeuner en équipe est-il prévu votre premier jour ?
• Les horaires de travail

Noter vos objectifs et votre programme

Attention : cette section est très importante.

Se rappeler du pourquoi

Vous avez voulu rejoindre cette mission pour des raisons précises : notez-les afin de vous les remémorer vos premières semaines.

Pourquoi cette mission vous a plu ? 
Quelles sont vos motivations pour avoir choisi ce poste ? 

Feuille de route

Ensuite, écrivez votre feuille de route semaine après semaine.

• Quelles sont les personnes que vous voulez rencontrer ?
• Quelles sont les informations dont vous avez besoin ?
• Quels sont les jalons importants que vous et votre responsable avez définis pour votre mission ? C’est votre feuille de route.

Récupérer vos précédents modèles et travaux qui pourront vous être utiles

Peut-être que vous avez gardé des modèles de travaux de vos précédentes missions qui pourront vous être utiles pour cette mission.

Des modèles de frise projet, des modèles avec des trames pour animer des CODIR, COMEX …

Si vous avez déjà des supports existants, autant les réutiliser en adaptant bien sûr les couleurs visuelles de l’entreprise.

Discuter avec l’IA

Une partie que j’aime particulièrement, c’est d’utiliser l’IA afin de créer un personnage fictif de l’entreprise et discuter avec lui

Voici un exemple de prompt pour discuter avec un personnage fictif de l’entreprise

Je vais commencer une mission de [VOTRE RÔLE/FONCTION] dans une entreprise du secteur [SECTEUR D'ACTIVITÉ].

Voici le descriptif de ma mission : [COPIER/COLLER LA DESCRIPTION DE POSTE OU RÉSUMER LES OBJECTIFS PRINCIPAUX]

Ta mission :
Incarne un collaborateur fictif de cette entreprise qui travaille là depuis 5 ans. Tu es bienveillant et tu veux m'aider à bien comprendre l'environnement dans lequel je vais arriver.

Pars du postulat que je n'y connais rien à ce secteur et à cette entreprise. Explique-moi simplement :

Comment l'entreprise fonctionne au quotidien - les routines, les process, ce qui rythme la vie de l'organisation

Ce qui est vraiment important pour elle - au-delà des discours officiels, qu'est-ce qui compte vraiment ici ?

Les difficultés actuelles - les vrais défis auxquels l'entreprise fait face, les points de tension

Ce qu'on attend de moi rapidement - les quick wins possibles, ce qui ferait que ma prise de poste soit vue comme réussie

Les codes non écrits - ce qu'on ne me dira pas officiellement, mais que je dois savoir pour bien m'intégrer

Parle-moi comme si on prenait un café ensemble, de manière directe et honnête. Tu peux me tutoyer et utiliser des exemples concrets pour illustrer tes propos.

C’est le début de votre mission et de l’onboarding

C’est le grand jour !

Vous venez enfin d’intégrer l’entreprise et votre mission (ainsi que votre onboarding) commence officiellement.

Voilà quelques recommandations pour réussir ces premières semaines

Aller vous présenter

Les débuts dans l’entreprise commencent généralement par faire un tour des bureaux et des open space.

Pour que ce temps vous soit le plus utile :

1. Noter le nom et la fonction de vos contacts. Exemple : Aude, responsable communication interne
2. Dites votre prénom et votre rôle en 1 à 2 phrases (utilisez des mots simples).

Et voici une astuce issue du livre « Comment se faire des amis » : retenez les prénoms des personnes. C’est très précieux de savoir comment les personnes s’appellent.

Cibler les services & départements clés

Vous intervenez pour une mission bien précise et donc des services/départements vous seront plus utiles que d’autres. Priorisez donc les services les plus importants en premier.

Former une équipe

Vous ne réussirez pas votre mission seul.

Soyez donc vigilant à rapidement intégrer l’équipe dans laquelle vous intervenez. Si vous n’avez pas d’équipe, rapprochez-vous des personnes qui ont beaucoup d’impact dans votre projet.

Prenez des notes, encore des notes et surtout des notes.

J’ai toujours l’habitude de prendre un petit carnet de poche avec un stylo. Cela me permet de noter des tâches à faire, des idées d’actions, des noms de personnes.

Vous pouvez tout aussi bien le faire sur votre téléphone avec des applications comme Word, Notes, PowerPoint… Dans ce cas là, si vous parlez avec une personne et que vous voulez prendre des notes de ce qu’elle dit sur son téléphone, prévenez-la que vous notez pour vous rappeler de ce qu’elle dit parce qu’il y a des informations intéressantes dans ces propos.

Ainsi, elle ne se demandera pas si vous êtes en train de faire une partie de Candy Crush pendant qu’elle vous parle 😁

Vous pouvez aussi enregistrer (avec l’accord de la personne) et retranscrire votre échange avec des applications comme MacWhisper ou d’autres alternatives

Suivez le process d’onboarding officiel

Il y a de très fortes chances qu’il existe un onboarding officiel dans l’entreprise que vous venez d’intégrer. Si ce n’est pas le cas, contactez le service des ressources humaines pour le leur demander.

Parcourir toutes les documentations vous concernant

L’entreprise que vous rejoignez doit disposer d’un panel de documents qui pourront vous être utile. Je vous conseille d’alterner les moments d’échange et d’interviews avec les personnes clés pour votre mission ainsi que les documents pour « varier les plaisirs » 😄.

Synthétiser

Au fur et à mesure de vos rencontres, de vos découvertes dans les documentations, notez-les soit dans PowerPoint ou une autre solution que vous préférez.

Livrer rapidement

Votre responsable n’a (normalement) jamais travaillé avec vous, il a donc besoin d’être rassuré sur le travail que vous pouvez produire.

Identifier donc le « quick win » qui pourra le rassurer et cela vous aidera aussi à ne pas douter de votre valeur pour la mission.

Vous pouvez, par exemple :

• Créer une cartographie des contacts clés avec leur niveau d’influence et d’intérêt pour votre mission
• Faire une synthèse de vos entretiens avec vos pistes de réflexion : attentes, axes d’amélioration
• Présenter une feuille de route avec les livrables clés que vous voulez produire dans les prochaines semaines et prochains mois

Le traditionnel petit déjeuner

Un excellent moyen de vous faire connaître est d’organiser un petit déjeuner, cela fera sortir des bureaux et lever le postérieur des chaises les personnes les plus timides (et les plus gourmandes).

Les personnes vous remercieront de cette intention (surtout si vous faites un petit déjeuner original) et cela vous pourrez ainsi nouer des contacts avec des personnes qui pourront vous aider dans votre mission.

Les erreurs à éviter

Rester seul dans son coin

Si vous commencez dès les premiers jours à vous enfermer dans votre poste de travail pour vous plonger dans la documentation, c’est une mauvaise idée.

En effet, profitez de la « fraicheur » de vos premiers jours de mission pour aller rencontrer les personnes avec qui vous allez travailler, les responsables des différents services. Ce sont ces contacts humains (de vrais contacts) qui vous aideront beaucoup à bien vous intégrer et aussi ces relations vous aideront sûrement dans vos différents travaux.

Se satisfaire de l’onboarding de l’entreprise

Alors oui, c’est bien qu’il y a ait un onboarding dans une entreprise, il n’y en a pas partout. Par contre, vous ne pouvez pas vous satisfaire uniquement de l’onboarding. Il faut aller plus loin.

L’onboarding c’est le minimum. Si vous voulez vraiment réussir l’onboarding de votre mission, il vous faut être plus ambitieux en ciblant les services importants, en prenant des notes, en livrant rapidement.

Montrer que vous savez « tout »

Même si vous avez l’impression de connaître l’entreprise, restez tout de même dans une posture d’ouverture et de remise en question. Peut être que vous en savez plus que vos interlocuteurs, mais ne le dites pas. Montrer de l’intérêt et prenez compte de toutes les informations que l’on vous donne parce que peut être qu’après tout vous avez tord.

Voilà, vous avez maintenant toutes les cartes en main pour réussir votre onboarding mission ! Plus vous anticiperez et préparerez votre arrivée, plus vous serez serein et efficace dès les premiers jours.

Et surtout, restez vous-même tout en étant curieux et ouvert, c’est la meilleure recette pour réussir votre intégration. Amusez-vous bien dans votre nouvelle mission 😊.