Comment faire un stratégie de déploiement

La stratégie de déploiement est la clé de voûte de tout projet de changement réussi. C’est ce qui concrétise le changement.

Cette stratégie permet non seulement d’organiser la transition selon les aspects techniques, planning, organisationnel, mais aussi d’anticiper les obstacles et de mobiliser efficacement les acteurs clés.

Dans cet article je vous explique l’importance, mais également la structure d’une stratégie de déploiement efficace et ainsi que les bonnes pratiques pour qu’elle soit pertinente.

Qu’est-ce qu’une stratégie de déploiement ?

Avant de parler du planning, des ressources, du plan de formation, il faut aborder la stratégie.

Et le but d’un déploiement est triple :

1. Assurer une transition fluide, c’est-à-dire minimiser l’impact du changement sur les activités quotidiennes de l’organisation
2. Maximiser l’adoption en favorisant l’appropriation par les utilisateurs grâce à la formation et l’accompagnement
3. Pérenniser le changement avec la mise en place d’un support approprié et d’une communauté d’ambassadeurs qui donne des retours du terrain et fait des suggestions d’améliorations.

Exemple de chronologie de déploiement

La stratégie de déploiement, si je prends une métaphore, c’est comme un plan de bataille.

C’est le pilier le plus visible et important de la conduite du changement, puisqu’il est concret et réel. Ce déploiement peut être la mise en place d’un nouveau système d’information, une nouvelle organisation, le déménagement dans de nouveaux locaux.

Au sein de la stratégie de déploiement, il y a un planning. C’est un document de référence qui décrit l’ensemble des étapes, des responsabilités, des ressources et le calendrier pour déployer le changement.

Le plan de déploiement est partagé aux directeurs et responsables des sites et des équipes qui sont concernés par le déploiement, mais également à l’ensemble des personnes qui font partie de l’équipe projet.

Objectifs d’une stratégie de déploiement

L’objectif principal de cette stratégie est de présenter la chronologie des étapes d’un déploiement et aussi la vision globale du déploiement pour l’ensemble de l’entreprise.

C’est-à-dire un planning qui montre, visuellement, la succession d’étapes avant, pendant et après le déploiement.

C’est l’objectif principal.

Les objectifs secondaires d’un plan de déploiement sont :

• Expliquer la stratégie de déploiement : pilote ou déploiement intégral
• Présenter les acteurs qui vont agir pour le déploiement
• Énoncer les hypothèses et les risques du déploiement
• Donner de la visibilité sur la durée des formations

Qui rédige la stratégie de déploiement

Le rédacteur principal est, bien sûr, le référent de l’accompagnement au changement. Néanmoins, il a besoin de consulter plusieurs personnes pour que cette stratégie soit la plus concrète et réalisable.

La rédaction d’une stratégie de déploiement est un travail de groupe

Parmi les co-rédacteurs, il y a :

• Le référent métier, il connaît les besoins des métiers, les contraintes des équipes et des sites. Il connaît les moyens de l’entreprise et son organisation.
• Le référent technique, il connait les aspects techniques de la solution, ses fonctionnalités et ses contraintes. Il peut aider à expliquer les prérequis techniques avant de déployer.
• Le chef de projet, il coordonne l’ensemble des intervenants du projet. Il est responsable du planning de déploiement, des ressources du projet et du budget.

Quel est le contenu d’une stratégie de déploiement

Voici comment se construit ce livrable

Introduction

Présenter l’objectif de ce livrable en quelques lignes.

Exemple

Ce document présente le calendrier détaillé du déploiement du projet XXX et présente la chronologie des actions.

À travers un planning, vous découvrirez l’organisation des différentes phases : préparation, exécution et suivi du déploiement.

Cette stratégie vise à :

• Clarifier l’approche choisie (pilote ou déploiement complet)
• Identifier les acteurs clés du déploiement
• Définir les prérequis nécessaires au déploiement
• Présenter les sessions de formation : durée, nombre de formateurs

Stratégie et mode de déploiement

Ensuite, vous pouvez présenter quelle approche est choisi pour le déploiement.

Je vous recommande d’expliquer dans cette partie :

• l’approche du déploiement : big bang ou pilote.
• s’il y a des sites prioritaires, vous pouvez les énoncer.
• que se passera-t-il après le déploiement de ces sites : support, évolution de la solution …
• vous pouvez rajouter un visuel qui montre les équipes et les sites concernés par le déploiement.

Stratégie pilote et big bang

Dans mes expériences professionnelles, j’ai connu les deux modes de déploiement.

• Déploiement en Big-Bang : c’est une mise en production simultanée sur l’ensemble des sites ou des services
• Déploiement avec des pilotes : la mise en production se fait sur quelques sites avant d’être généralisée.

Le déploiement avec des pilotes est sécurisant, notamment avec des changements d’envergure sur plusieurs milliers de personnes, tandis que le déploiement en big mode est moins couteux en temps et en ressources, par contre, il faut que le dispositif soit prêt !

Les acteurs du déploiement

Le référent de la conduite du changement n’est heureusement pas seul pour déployer le changement.

Il est accompagné par une équipe pluridisciplinaire que voici :

Les éléments techniques de la stratégie de déploiement

En lisant ce titre, vous pourriez penser que vous n’êtes pas technicien et que cela ne rentre pas dans les attributions du responsable de l’accompagnement au changement.

Et bien peut-être que oui et peut-être que non !

Je m’explique.

Vous n’êtes pas l’expert technique, par contre, vous travaillez avec eux. Et tant que responsable de l’accompagnement au changement c’est important que vous connaissiez les enjeux, prérequis et problèmes techniques qu’engendre le déploiement.

Et ce que je vous recommande pour remplir cette partie du plan de déploiement est tout simplement de vous concerter avec les experts techniques et fonctionnels qui sont l’enjeu de ce changement.

Votre référent technique est là pour vous expliquer les éléments techniques du déploiement

Et voici les points que vous pourrez aborder avec l’expert technique

• Migration de données (pour un changement informatique): est-ce qu’il y a une reprise de données de la précédente application ? Est-ce que les données doivent être retraitées ? Par qui ?
• Configuration (pour un changement informatique) : est-ce que chaque service ou site doit paramétrer l’application ?
• Tests (pour un changement informatique) : est-ce que les sites et services doivent faire des tests ? Qui fait les tests ? Qui rédige les scénarios de tests ?
• Infrastructure et prérequis : y a-t-il besoin d’un accès réseau ? De matériel supplémentaire ? De licences ?
• RGPD : Faut-il vérifier la conformité réglementaire pour chaque site ?

Dès lors que l’expert technique aura clarifié ces points, vous pourrez être en mesure de lister les prérequis techniques avant de déployer.

Les risques du déploiement

Au moment de la rédaction de votre stratégie de déploiement, l’équipe projet ou encore le métier auront émis certaines réserves. Je vous invite à les écrire dans ce support.

Un risque est un événement incertain qui, s’il se produit, peut avoir un impact négatif sur le projet.

Vous pouvez énoncer

• Les points de vigilance (techniques, humains, financiers) comme par exemple la mise à disposition de ressources de formation pour le service ressource humaine, des contraintes industrielles ou encore des risques liés au développement informatique de la solution.
• Expliquer votre plan de gestion des risques : quelles sont les mesures préventives et correctives que vous allez prendre pour gérer ces risques.

Exemple

Un des points de vigilance lors du débarquement en Normandie était la météo. Est-ce que vous saviez que le débarquement devait avoir lieu le 5 juin 1944 ? Mais les conditions météo étaient si mauvaises ce jour-là qu’ils ont décalé le débarquement d’un jour.
Un jour d’attente supplémentaire pour les 155 865 soldats qui devaient débarquer.

La morale de cette histoire, c’est que chaque plan de déploiement a ses aléas

Les hypothèses de votre stratégie de déploiement

Une hypothèse est une supposition considérée comme vraie à un instant T qui permet de construire le plan de déploiement. Émettre des hypothèses permet de se projeter tout en prenant des pincettes parce qu’il peut y avoir des aléas.

Noter l’ensemble des hypothèses et des points à vérifier avant de déployer

Tout comme les risques, c’est important d’énoncer les hypothèses pour que le déploiement se déroule bien.

Voici quelques exemples d’hypothèse :

• Avant la formation, tous les apprenants disposent d’un ordinateur portable.
• Les données du logiciel sont vérifiées par chaque site avant le déploiement
• Les ressources nécessaires au déploiement (humaines et matérielles) seront disponibles aux dates prévues.
• Les formateurs auront reçu une formation préalable sur le contenu avant le début des sessions.
• Les utilisateurs auront un niveau de maîtrise suffisant des outils informatiques pour suivre les formations.
• Les sites respecteront le planning de formation établi sans report majeur susceptible d’impacter le déploiement global.

Plan de formation : la clé de voûte du déploiement

Lorsque je parle de mon métier d’accompagnement au changement, le mot formation est le premier mot qui est exprimé par mes interlocuteurs.

La formation est le pilier le plus visible du changement. Et c’est lors du déploiement qu’il faut concrétiser l’apprentissage de nouvelles compétences.

La formation rend concret le changement pour les utilisateurs

Principes structurants

Il y a plusieurs manières d’aborder la formation. Définir des principes structurants selon le budget et les moyens humains dont vous disposez vous aidera à vous organiser et trouver l’approche la plus judicieuse.

Voici des questions que vous pouvez vous poser et qui vous aideront à trouver les principes structurants :

• Quelle approche de formation : présentiel, e-learning, blended learning (mix de présentiel et elearning)
• Est-ce qu’il y aura plusieurs parcours de formation selon les profils ? Est-ce qu’il y aura une session commune et ensuite plusieurs parcours ?
• Quelles sont les contraintes des services et des sites ? horaires, vacances, amplitude horaire…
• Quels sont les prérequis à la formation ? ordinateur portable, valider des données de chaque service/site
• Quelles sont les salles dont vous avez à disposition ?
• Qui formera ?

Identifier les populations à former

Vous pouvez segmenter les populations à former soit par profil d’utilisateur soit par métier.

• Par profil d’utilisateurs : utilisateurs finaux, administrateurs sur l’application, support technique, valideurs …
• Par métier : ingénieur, responsable des ressources humaines, chefs de projet fonctions commerciales, ressources humaines, finance, etc.

Contenu de formation

Pour cette partie compétences, je vous le dis clairement, aidez-vous de votre référent métier et de votre référent technique.

Vous n’êtes en effet pas un expert de la solution, votre rôle est de mettre en musique l’assimilation de nouvelles compétences, mais vous n’êtes pas le sachant de la solution.

Pour le contenu de la formation, il peut y avoir :

• une partie contexte et sensibilisation au changement
• des modules théoriques sur les nouveaux process, démonstration de la solution, présentation des fonctionnalités
• des modules pratiques avec des cas concrets les plus proches possibles de la réalité du terrain, une prise en main avec des données réelles, mais silotées (bac à sable)

À la suite de la formation, vous pouvez mettre à disposition des supports écrits, virtuels ou encore vidéos.

Organisation de la formation

Les personnes impactées par le changement ont besoin d’avoir de la visibilité sur le planning de la formation (durée et quand sont prévues les formations) et aussi sur les besoins en termes de salle et de formateurs.

Chronologie et planning du déploiement

Le planning est l’élément le plus attendu par les équipes concernées par le déploiement. Il montre les actions de déploiement en succession d’étapes chronologiques.

Il est généralement représenté sous un format de calendrier avec les dates et les actions clés.

Ce visuel est particulièrement explicite et facile à comprendre pour vos interlocuteurs.

Exemple de planning de déploiement pour un site

Je vous recommande de scinder cette partie en 2 plannings différents.

• Un planning type, c’est-à-dire la chronologie d’un déploiement modèle pour un site
• Un planning général qui présente les dates de déploiement de tous les sites et équipes.

Dans le planning type, vous pouvez afficher les informations suivantes :

• La durée du déploiement
• Les actions de communication
• Les actions de formation
• La mobilisation de vos ambassadeurs
• La présence d’un support pendant et post déploiement
• Les actions techniques (habilitation pour les comptes, initialisation des données)

Et après le déploiement ?

Déployer un changement c’est bien, faire durer ce changement c’est mieux !

Cette section peut être l’objet d’un article plus important, je vais tout de même évoquer quelques pistes.

Pour faire durer le changement, je vous recommande de

• mettre en place une assistance et un support. Vous pouvez ainsi adresser les questions sur l’utilisation de l’outil et également répondre aux problèmes techniques des utilisateurs.
• Faciliter la collaboration en créant un canal de discussion dédiée pour que les utilisateurs partagent leurs astuces, mais également puissent se soutenir (le mieux, selon moi, est de créer un réseau d’ambassadeurs)
• créer une FAQ (Foire Aux Questions) a comme objectif principal de répondre aux questions que peut se poser l’utilisateur.
• Mettre à disposition les ressources de formation : fiches réflexes, supports de cours, tutoriels vidéo, documents en ligne

Rédiger une stratégie de déploiement fait chauffer le cerveau. En effet, vous devez penser de manière globale, mais également aux petits détails (salle de formation, heures de formation …).

Cette stratégie est la pierre angulaire d’une transition réussie. Du mode de déploiement (pilote ou big bang) à la formation des utilisateurs, en passant par la gestion des données, chaque élément doit être pensé en amont.

Néanmoins, l’implication des acteurs clés, la clarté des objectifs et la qualité des ressources mises à disposition (formation, support, communication) sont pour le projet les principaux facteurs de réussite. Une stratégie de déploiement bien structuré réduit les risques, facilite l’adoption et pérennise le changement dans l’organisation.

En synthèse

Qu’est-ce qu’une stratégie de déploiement et à quoi sert-elle ?
Une stratégie de déploiement est un plan d’action structuré qui organise la mise en œuvre d’un changement. Elle vise trois objectifs principaux :
1. assurer une transition fluide
2. maximiser l’adoption par les utilisateurs
3. pérenniser le changement
C’est un document de référence qui détaille les étapes, responsabilités, ressources et calendrier nécessaires.

Quelle est la différence entre un déploiement « Big Bang » et un déploiement « Pilote » ?
Le déploiement « Big Bang » est une mise en production simultanée sur tous les sites, plus rapide et moins coûteuse mais plus risquée.
Le déploiement « Pilote » commence par quelques sites tests avant généralisation, permettant d’ajuster le déploiement selon les retours mais nécessitant plus de temps et de ressources.

Qui sont les acteurs clés impliqués dans la rédaction d’une stratégie de déploiement ?
La stratégie est principalement rédigée par le référent de l’accompagnement au changement, en collaboration avec le référent métier (qui connaît les besoins et contraintes), le référent technique (qui maîtrise les aspects techniques) et le chef de projet (qui coordonne l’ensemble).

Quels sont les éléments essentiels d’un plan de formation dans la stratégie de déploiement ?
Le plan de formation doit inclure les principes structurants (format, approche), l’identification des populations à former, le contenu (théorie et pratique), et l’organisation logistique (planning, salles, formateurs). Il doit être adapté aux différents profils d’utilisateurs.

Comment assurer la pérennité du changement après le déploiement ?
Pour maintenir le changement dans la durée, il est recommandé de mettre en place une assistance et un support technique, créer un canal de discussion dédié, développer une FAQ, et mettre à disposition les ressources de formation (fiches réflexes, tutoriels, supports de cours)