Comment faire un rapport de fin de mission ?
Ca y est ! Votre mission touche à sa fin et il ne reste plus que quelques semaines ou quelques jours pour que vous passiez à autre chose. Avant de partir, vous vous demandez comment bien conclure la mission ? Le rapport de fin de mission est LA réponse, encore faut-il savoir quoi y mettre et comment le structurer. Dans cet article, je vous livre mes secrets pour comprendre l’intérêt du rapport de fin de mission, les parties majeurs du rapport et un modèle prêt à utiliser.
Pourquoi c’est important d’écrire un rapport de fin mission
Le rapport de fin de mission permet de clore officiellement votre mission et votre intervention auprès de l’entreprise dans laquelle vous êtes intervenu.
Ce rapport permet également à votre possible successeur de poursuivre votre travail avec le minimum de répercussions pour l’entreprise.
Ce rapport laissera également une impression très favorable à l’entreprise dans laquelle vous avez travaillé, puisqu’elle montre que vous vous préoccupez de la bonne poursuite des travaux que vous avez commencés. C’est un signe de maturité et de professionnalisme.
Qu’importe si la mission se termine bien ou non, l’enjeu est que l’entreprise soit la moins impactée possible.
Je vais être franc avec vous. Cela m’est plusieurs fois arrivé de terminer brusquement une mission par une décision du client pour des motifs économiques ou politiques. Il faut savoir faire la part des choses, prendre du recul (cela peut être très long et durer plusieurs semaines) et vous interroger sur la trace que vous voulez laisser après votre passage.
Est-ce que vous souhaitez que vos collègues gardent une bonne ou une mauvaise impression de vous ?
C’est également important de penser à la personne qui va prendre la suite de travail, est-ce que vous voulez la mettre en difficulté dès le début de sa prise de poste ou plutôt l’aider dans ses débuts ?
Contenu du rapport de fin de mission
Contexte du projet
Dans cette première partie, l’idée est de poser le cadre : pourquoi le projet est initié ? Quand est-ce qu’il a commencé ? Quels sont les enjeux ?
Description de l’outil concerné
Décrivez simplement l’outil en question et ses fonctionnalités principales.
Utilisateurs cibles
Détaillez ici, sommairement, les types de profil que l’outil cible, le nombre de personnes au total ainsi que le nombre de sites impactés.
Ne perdez jamais de vue les personnes impactées par le changement
La mission
Dans cette partie, écrivez sommairement les 2 à 3 activités principales de la mission.
Quel est l’objectif de la mission d’accompagnement au changement ? Sur quel pilier du change management faut-il insister ? La formation ? La communication ? Le lancement d’une communauté ?
L’intérêt de cette partie est de préciser le rôle attendu du change manager dans la mission.
Conseils
Comme c’est une mission qui vous est familière, vous pouvez résumer dans cette partie les quelques conseil qui faciliteront les débuts de mission de votre successeur. Quels sont les raccourcis à prendre ? Quels sont les écueils à éviter ?
Les priorités
C’est une de mes parties préférées, puisqu’elle a comme objectif de présenter les 3 actions prioritaires pour la réussite de cette mission.
Je vous recommande d’écrire la priorité, puis en dessous les détails et également des contacts essentiels qui aideront à réaliser le travail.
Vous pouvez également compléter vos priorités en partageant la liste des tâches. Vous n’avez pas forcément eu le temps de tout faire avant votre départ, dans ce cas, partagez votre liste de tâches en répartissant les tâches en plusieurs catégories: backlog, à faire bientôt, en cours, et soyez le plus clair possible. Je ne vois pas la pertinence de faire la liste des tâches qui sont terminées, à vous de voir.
Les livrables clés
Faites la liste des travaux les plus importants que vous avez créée dans la mission et profitez-en pour rajouter les liens web directement vers ces travaux
Voilà par exemple des liens que je rajoute dans cette partie :
- L’analyse d’impacts
- La stratégie d’accompagnement au changement avec les plans de formation, communication et accompagnement
- La stratégie de déploiement
- Les communications réalisées : newsletters, articles
Les contacts clés
En énumérant les noms, prénoms et fonctions des personnes les plus importantes pour la mission, vous allez faire gagner beaucoup de temps à votre successeur.
Je liste en règle général :
- Le sponsor (LA personne clé)
- Le responsable de la vision métier (Solution Manager)
- Le business owner (ou process owner)
- Le chef de projet
- L’expert fonctionnel
La comitologie
Là aussi, pour faire gagner du temps à votre successeur, répertoriez l’ensemble des réunions dans lesquelles vous participez en y indiquant le jour de la semaine, l’heure de début et l’heure de fin de réunion ainsi que les enjeux de la réunion.
La cerise sur le gateau du rapport de fin de mission
Vous pouvez écrire votre rapport de fin de mission de la manière que vous préférez : écrit à la main, partagé à l’oral ou encore sous format numérique.
Le format numérique est celui qui a le plus d’avantages. En effet, il est facile à partager, modifier et à consulter.
Vous pouvez mettre directement des liens web vers les documents. Au préalable, vérifiez bien que les liens seront accessibles aux personnes qui vont consulter les documents, cela vous évitera la sempiternelle phrase « Je n’y ai pas accès ! » 🫣
Et ce qui est encore mieux c’est de présenter ce rapport de fin de mission aussi bien à votre client qu’à la personne qui va vous succéder. De cette manière, vous pourrez répondre aux questions et aux remarques directement.
Et pour aller encore plus loin, vous pouvez enregistrer la présentation du rapport de votre fin de mission. L’enregistrement pourra ainsi être ré-écouté plusieurs jours et semaines après votre départ.
Pour vous facilitez la tâche, je vous propose un modèle prêt à l’emploi disponible en remplissant le formulaire ci-dessous 😉.
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Vous savez maintenant tout. Le rapport de fin de mission n’est pas une formalité administrative et je n’ai jamais eu un seul client qui me l’a demandé. Néanmoins, voyez le comme votre héritage professionnel. Prenez le temps de l’écrire, de le soigner et de le présenter.
Non seulement vous faciliterez la vie de votre successeur, mais vous démontrerez aussi votre professionnalisme. Et qui sait ? Ce client satisfait de votre départ bien géré pourrait avoir d’autres missions pour vous dans le futur… 😉
